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Aquí os dejo esa presentación sobre herramientas 2.0 para Project Managers

Web 2.0 Tools For Project Management View more presentations from Douglas Tokuno. (tags: productivity 2.0)



 

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Cuando se acaba un proyecto, debemos cuidar las tareas de cierre, entre ellas están las de documentar las lecciones aprendidas durante el transcurso del proyecto. Cuando documentamos lecciones aprendidas debemos prensar en qué nos hubiera sido útil conocer al principio del proyecto. La utilidad de las lecciones aprendidas es que se genere conocimiento útil para la organización por eso una vez documentadas las lecciones aprendidas estas deberán ser incorporadas al repositorio de la empresa de forma que esté disponible para el resto de Project Managers.

La organización debe proveer un canal de comunicación e información de las lecciones aprendidas, más allá de compartir el café con un compañero y enterarnos que tiene los mismos problemas que hemos tenido anteriormente en otro proyecto similar. Lo que hemos aprendido de un proyecto debe ser transmitido al resto de la organización solo de esta forma las organizaciones aprenden y son más productivas.

Compartir es una forma de liderar y debe ser una práctica...

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LiquidPlanner acaba de lanzar su nueva versión 2.0, está versión incopora características como microblogging, vistas de informes mejoradas y permite una mayor parametrización, http://www.liquidplanner.com/

Y es que el paro ya no solo afecta a mano de obra menos cualificada, también está afectando a directores de marketing, de producción, de administración, etc... Esto supone que hay ingenieros, economistas, licenciados que saben hablar idiomas, que tienen cursos de postgrado e inclusos masters que están sin trabajo (una tragedia) y es que muchas empresas están echando personas a la calle sin tener en cuenta el talento del que disponen solo que como tenían contratos temporales, no renuevan y listo y sin embargo personas con contrato indefinido menos creativas y a veces hasta menos productivas y con menos talento se quedan en sus puestos y todo por decisiones económicas.

Las empresas que quieran salir reforzadas de la crisis deben poner a su departamento de Recursos Humanos a trabajar y retener el talento del que dispongan, sin ese talento la empresa se descapitaliza y se pierden opciones de creatividad e innovación y no solo fijarse en que despidar a un trabajador con antiguedad cuesta más que a uno al que...

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Planview acaba de lanzar una nueva release, se trata de Planview Enterprise 10, en este enlace podéis conocer más sobre las nuevas características de esta release http://www.planview.com/m1/highlights/planview-enterprise-10.aspx?mtcCampaign=7468

Esa es la pregunta que lanzo, ¿está vuestro sistema de información de gestión de proyectos infrautilizado?, reflexionar un poco sobre ello...

La conclusión que saco yo por mi experiencia es que en el 80% de las empresas que disponen de algún sistema de información de gestión de proyectos (ya sea en software libre o propietario) está infrautilizado. Fijemonos por ejemplo en el software más famos de gestión de proyectos: Microsoft Project, ¿cuántos PCs habrá con Ms Project instalado? muchos y cuantos usuarios utilizan este software de forma avanzada, pocos.

Cuando comienza un proyecto, es normal que se haga una planificación y hasta incluso se imprima el diagrama de GANTT y se cuelgue en la oficina (quedan muy chulos y da un aire profesional...), una vez hecho esto el proyecto comienza y nadie se acuerda del GANTT hasta que el cliente lo pida (si es que lo pide), hasta aquí puede que el 90% de las organizaciones que dispongan del software lo hagan (estoy siendo benévolo diciendo que el 10% no hacen...

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Una parte importante en los proyectos es la "subcontratación", depende de como esté organizada la empresa, puede que la labor del Project Manager varíe desde ser el "comprador", es decir tiene poder para pedir ofertas y comprar a simplemente comunicar al departamento de compras las especificaciones de lo que neceistas y desde ese departamento realizan la gestión de compra, en cualquiera de los casos a la hora de seleccionar un proveedor deberiamos mirar más allá del precio.

Desde hace un par de mese observo como los "compradores" aprovechan las gangas de los ofertantes, las empresas están bajando precios con tal de mantener actividad, bajan tanto que he visto adjudicar  contratos incluso por debajo de coste, es lógico pensar "vaya chollo para el proyecto", según esta noticia "Los constructores alertan de la adjudicación de obra pública por debajo de su precio real" no parece tanto chollo, imaginaros por un momento ser el Project Manager de un proyecto que subcontratas una parte a un precio irrisorio...

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Una forma de obtener "liquidez" por parte de las empresas es acelerar la ejecución de los proyectos ya que si conseguimos finalizar los proyectos antes, antes podremos facturar y antes nos pagarán (siempre que el cliente o sponsor no incurra en impagos ).

Si queremos generar liquidez debemos de huir de proyectos largos y centrarnos en proyectos de corta duración que podamos ejecutar rápidamente de esta forma aumentaremos nuestro cash-flow, el tiempo de recuperación de la inversión es menor, si tenemos un proyecto que dura tres meses y nos pagan a 120 días (4 meses), estamos invirtendo un dinero que recuperaremos en 7 meses, si conseguimos adelantar la ejecución del proyecto en 1 mes, pasamos a recuperar el dinero en 6 meses.

Si nuestra empresa necesita liquidez (¿y cual no?) debemso centrarnos en recuperar el dinero de la inversión lo antes posible para ello debemos de huir de proyectos de larga duración,...

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Hoy voy a comentar dos técnicas untilizadas para acelerar el cronograma, el Crashing y el Fast Tracking

El Crashing consiste en asignar más recursos a las tareas, si un recurso tarda 8 horas en realizar una tarea, ¿cuanto tardarán 2 recursos? si los proyectos fuesen como las matemáticas la respuesta sería 4, pero no siempre es así, depende del tipo de tarea que sea y de los recursos que estemos utilizando, imaginar que solo disponemos de un PC con un determinado software para realizar una tarea, aunque tengamos dos personas que sepan utilizar ese software, no podemos asignar dos personas a esa tarea ya que estamos limitados por el PC+Software.

El Fast Tracking consiste en la paralelización de tareas, es decir tareas que inicialmente eran secuenciales, pasan a realizarse en paralelo, de esta forma se comprime la planificación. El Fast Tracking conlleva un riesgo ya que estamos adelantando tareas que no debería comenzar antes de que finalizasen otras, si es necesario acelerar fechas no tendremos más...

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Presentación que refleja 10 realidades del Project Management en los tiempos actuales (crisis, falta de presupuesto, más crisis, etc...), la presentación no permite embeberse así que aquí os dejo el enlace http://www.baselinemag.com/c/a/Project-Management/10-Brutal-Realities-of-Project-Management/?kc=BLBLBEMNL01302009STR1

¿Cuantos proyectos se han cancelado en tu organización?, ¿cuales han sido los motivos?, de todo podemos aprender

En todas las organizaciones siempre hay un número de proyectos que fallan, ¿qué porcentajen representan de los que son un éxito?, este es un ratio que tenemos que manejar y mejorar. Entre las causas de que un proyecto falle nos podemos encontrar muchas: mala selección, una pobre planificación, asignar los recursos que no eran adecuados, un jefe de proyecto inexperto, etc...

La realidad es que los proyectos fallan y debemos aprovechar estos proyectos para generar "lecciones aprendidas", analizar las causas de los fallos y transmitir esas lecciones al resto de la organización para evitarlas en el futuro. Debemos conseguir que el ratio de proyectos fallidos/exitosos sea lo más próximo a cero y eso solo lo conseguiremos aprendiendo de nuestros errores. Las organizaciones que más rapido aprendan de sus errores serán las más competitivas.

Como no me puedo olvidar de la "crisis", ¿creéis...

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Ya habíamos hablado de las 4 fases anteriores del GTD; recopilar, procesar, organizar, evaluar y por fin hemos llegado a la quinta y última fase propuesta por David Allen en su metodología de gestión del tiempo.

Esta fase consiste en facilitar buenas elecciones sobre lo que se ha en cualquier momento, pero...

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Uno de los mayores retos a los que se enfrenta una organización es la gestión del portfolio, una buena o mala gestión del portfolio de proyectos tiene impacto directo en la cuenta de resultados de la organización.

La gestión del portfolio está siempre vinculada la estrategia empresarial, ya que esta se ejecuta a través del portfolio y en base a eso se establecen los criterios y parámetros para seleccionar y priorizar los proyectos.

Por todos es conocido que de todos los proyectos que conforman el portfolio siempre existen proyectos de dudosa rentabilidad (sacos sin fondo que consumen y queman recursos) y en muchas ocasiones la organización se pregunta como en algún momento se decidió abordar ese proyecto (consecuencia de una mala selección de proyectos).

Una de las tareas del gestor/es del portfolio es priorizar proyectos asignando las prioridades en función de la estrategia del negocio y de la situación del mercado, esto implica tomar decisiones difíciles como posponer o incluso paralizar...

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Ha llegado la hora de invertir en Project Management y voy a explicar por qué: con la crisis, las empresas están ejecutando menos proyectos y además estos proyectos tienen presupuestos ajustadísimos, por lo que el Project Manager casi tiene que obrar milagros para que el proyecto sea un éxito, hay que satisfacer a los sponsors, clientes, etc.. y además cumplir plazos y costes, para logar esto hay que aplicar todas las técnicas y herramientas que nos proporciona el Project Management, pero ¿están los Project Managers preparados?, ¿dispone la empresa de herramientas de planificación, seguimiento y control?, ¿hay procedimientos de Project Management?, si la respuesta a alguna de estas preguntas es NO, está claro hay que invertir en Project Management, las que ya lo han hecho están mejor preparadas para aguantar la crisis que las que no.

Para conseguir resultados hay que apostar por el Project Management (hacer más con menos y en menos tiempo), si tu organización no está preparada, es hora de prepararse, ha...

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"¿Para qué voy a planificar si no la mira nadie?", "ya está el pesado de mi jefe pidiendo una planificación", "pon cualquier cosa en la planificación" ...

Seguro que a muchos de vosotros os suenan este tipo de frases, la pregunta que quiero lanzar hoy es: ¿qué valor aporta la planificación?

Se me ocurren varias respuestas, primero si no planificamos no sabemos a que atenernos, no sabremos la distribución de recursos que vamos a necesitar, no sabremos cuando podremos facturar si el proyecto tiene asociados hitos de pago a entregables, etc...

El valor de una planificación es enorme incluso aunque la planificación no se cumpla, que seguro que será así en el 99,9 % de los casos por no decir el 100%, yo no conozco ninguna organización que cumpla con todas sus planificaciones, si conocéis alguna lo comentáis... Pero incluso así necesitamos fijar establecer tareas, distribuirlas entre el equipo y fijar fechas, solo de este modo conseguiremos obtener resultados. El equipo del proyecto está más motivado...

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¿En que consiste el "Zero inbox"? El Inbox de nuestro correo puede considerarse como una bandeja de recopilación en el sistema GTD y debe de ser tratada como tal. Por lo tanto todos los mail en el inbox (mensajes recibidos/bandeja de entrada) deberán ser procesados y archivados en su lugar correspondiente dejando de esta manera nuestra bandeja de entrada siempre a cero. ¿Cómo lo hacemos? Una vez recibido un mail deberemos gestionarlo, bien con reglas de correo creadas en nuestro gestor de correo para que lo haga de forma automática, o bien hacerlo nosotros de forma manual, y dejarlos archivados en su sitio correspondiente. Para ello crearemos diferentes carpetas, según las categorías que vayamos a necesitar, por ejemplo: pendiente de hacer, llamadas, presupuestos, material de consulta, personal, etc. Ademas de esto podemos utilizar colores y etiquetas o categorias para diferenciar unos correos de otro, y luego a traves de los propios sistemas de búsquedas del gestor de correo encontrarlos de manera sencilla....

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Nuestra labor como Project Managers es obtener el máximo rendimiento de nuestro equipo de proyecto, para conseguir esto es necesario asignar a cada tarea la persona adecuada, que sea capaz de realizarla bien y en el mínimo tiempo posible, para ello el grado de motivación y el compromiso del equipo con el proyecto debe ser elevado, ¿cómo lo conseguimos?, a continuación trataré de exponer algunos consejos (tener en cuenta que cada proyecto y persona necesita un tratamiento personalizado), ahí van:

La selección del equipo es un tarea crítica, tenemos que asegurarnos que vamos a disponer de los mejores profesionales y si no los hay en el mercado tendremos que formarlos. El Project Manager tiene que trabajar conjuntamento con el departamento de RRHH en este sentido. Planifica los recursos y los skills necesarios para cada tarea. El equipo de proyecto variará en función del avance del proyecto. En una primera fase por ejemplo de diseño, necesitarás profesionales con experiencia en diseño, el perfil...

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En estos tiempo que corren (crisis, crisis, crisis, desempleo, crisis, etc...) es más crucial que nunca tener un control de costes de nuestros proyectos. Si utilizamos Ms Project 2007, podemos tener acceso a informes visuales que se generan en Ms Excel y que traen por defecto tres informes relativos a los costes, estos son:

Informe de costo presupuestado Informe del costo previsto Informe del resumen de costos de los recursos A estos tres se le añade el informe del flujo de caja, de esta forma podemos informar y realizar el seguimiento de los costes para evitar sobrecostes e imprevistos, además como los datos se muestran en Excel, los podemos analizar y estudiar mediante tablas y gráficos dinámicos.

Para acceder a los informes visuales, utiliza el menú Informe-->Informes Visuales, estos informes solo están disponibles con la versión 2007 de Ms Project, si utilizas la versión 2003 puedes utilizar los informes que trae por defecto, se acceden a ellos desde el menú Ver-->Informes

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Xerox propone nueve formas de gestionar la información para ser más productivos, podéis leer la noticia aquí

Saiku, www.saiku.es , es una herramienta colaborativa de gestión de proyectos on-line, es totalmente gratuita y permite crear y asignar tareas, listas de correo, notas, chat, etc... todo lo que enecesitas para gestionar tu equipo.

Además están trabajando en una versión open-source para poder instalar en los servidores de tu empresa, habrá que estar atentos.

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