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Ya están disponibles en technet dos documentos que explican la forma (hoja de ruta) sobre como realizar la migración desde versiones anteriores de Microsoft Project Server (2003 y 2007) a la nueva versión, la 2010.

Estos documentos los puedes descargar en formato pdf o vsd (visio) en los siguientes links:

Project Server 2010 Upgrade Paths Project Portfolio Server 2007 to Project Server 2010 Paths and Considerations Destacar que la nueva versión de Project Server incluye Project Portfolio Server, pasando todo a estar unificado en un solo producto en vez de dos como en la versión 2007.

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¿Cuantas tareas puede calcular Ms Project 2007?, ¿cuantos recursos?, etc... Estas preguntas nos empiezan a surgir cuando nuestras planificaciones empiezan a crecer, ya no solo manejamos un proyecto sino cientos y cada proyecto con miles de tareas, recursos, etc... ¿cuál es la limitación de Ms Project?

Según las especificaciones técnicas que publica Microsoft, Ms Project 2007 puede gestionar hasta 400.000 tareas por proyecto, 700.000 recursos, 998 proyectos consolidados, etc... aquí hay más información. Eso sí, estos números van a estar limitados por la capacidad de cálculo de nuestro procesador, de la memoria RAM, etc.

Si vas a gestionar muchos proyectos con muchos recursos, con miles de tareas, te recomiendo que antes hagas una prueba de rendimiento con un PC "tuneado" (sistema operativo de 64 bits, 6-8 Gb de RAM, etc...) no vaya a ser que luego te lleves sorpresas y que cada cambio que realices en la planificación ralentice el tiempo de cálculo, en este caso siempre podemos cambiar la opción...

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Screencast de Dux Raymond que muestra como utilizar Sharepoint 2010 para Project Management con éxito, en total 30 minutos (en inglés) que muestran la capacidad de la futura versión de Sharepoint como sistema de información de gestión de proyectos (PMIS)

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Los proyectos suelen ser siempe una parte de algo más grande que encajan en una línea estratégica de la orgnización y forman parte de un portfolio de proyectos, cada uno con un orden de prioridad establecido.

Si nos toca gestionar un proyecto de baja prioridad debemos tener en cuenta factores que ni nos planteariamos en proyectos prioritarios, algunos de esto factores pueden ser la dificultad de conseguir los mejores recursos de nuestra organización (los "buenos" estarán en proyectos / tareas prioritarias), si hay recortes presupuestarios, seremos los primeros en sufrirlos ya que lo habitual es recortar en proyectos NO prioritarios.

En proyectos con BAJA PRIORIDAD el riesgo de cancelación o suspensión es más elevado que los que son prioritarios por los que no nos debe pillar por sorpresa una posible cancelación parcial o total del proyecto, por esto debemos intentar que el proyecto cree el máximo valor lo antes posible. La mayor dificultad que veo a la hora de gestionar proyectos no prioritarios es...

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Todavía no es oficial en Technet, pero ya se empiezan a conocer los requerimientos de software que va a necesitar project server 2010, lo que más llama la atención es que se necesitará hardware de 64 bits en el servidor.

requerimientos de  project server 2010

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planificacion laberintoLa planificación no debe suponer un obstáculo para el proyecto. La imágen que ilustra este post muestra a un jefe de proyecto presentando su plan, el plan está representado como un laberinto, ¿os imagináis las caras de los asistentes?, estas situación se da más a menudo de lo que pensamos.

En las reuniones de kickoff o lanzamiento del proyecto deberiamos presentar una planificación en un estado bastante avanzado, la planificación debería reflejar por lo menos a un alto nivel los grupos de actividades más relevantes y de una forma ordenada y clara, de forma que los asistentes (en muchos casos personas NO TÉCNICAS) la puedan comprender. Las planificaciones son una guía que permite seguir el proyecto, si la planificación es compleja o incompresible, ¿para qué sirve?, ¿qué utilidad tiene?

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Una vez tenemos realizada nuestra planificación con Microsoft Project y hemos guardado una línea base, tenemos que preparanos para realizar el seguimiento de las tareas. Microsoft Project permite realizar el seguimiento de tres formas diferentes:

Especificando el % completado de la tarea Especificando trabajo real y restante Especificando las horas trabajadas por periodo de tiempo El primer método es el menos preciso de los tres, siendo el más preciso el tercero, en función de las necesidades elegiremos uno u otro. La forma de seleccionar un método u otro es en la "Guía de Proyectos" (Menú Ver --> Activar Guía de Proyectos) en la sección "Seguimiento" --> "Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto"

En la siguiente imágen se muestran las tres opciones:

seguimiento_project

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Este anuncio de Coca Cola es un gran ejemplo de trabajo en equipo, disfruta el vídeo.

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En fases iniciales de un proyecto es fácil y con poca influncia en el coste del proyecto poder realizar cambios al proyecto, pero a medida que se avanza en el desarrollo, los cambios que se puedan producir empiezan a tener cada vez más impacto en el coste del proyecto, la siguiente gráfica muestra como a medida que avanza el proyecto, la influencia de los interesados en el proyecto disminuye a medida que aumentan exponencialmente los costes de los cambios.

coste de los cambios

¿Cómo podemos minimizar los cambios?, la respuesta no es sencilla pero desde el principio del proyecto tenemos que realizar una labor de "educación" a las partes interesadas en que los cambios no son gratuitos y que a partir de un punto cualquier cambio supone un coste muy elevado y se debe valorar si se asume o no.

Los cambios al proyecto en sí no son malos, pero nos exige como Project Managers el valorar en esfuerzo y dinero su impacto y trasmitirlo al sponsor del proyecto si está dispuesto a asumirlo. En la reunión de "kickoff" o de lanzamiento del proyecto no estaría de más recordar la famosa "triple restricción" y la gráfica anterior para crear conciencia de que los cambios no son gratuitos, siempre llevan asociados un impacto en coste, en plazos, en calidad, etc.

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Ayer tuvo lugar el tercer Iniciador Asturias con Jose Manuel Pérez "Pericles", el evento arrancó a las 18 horas en el Gato Tuerto de Gijón y como novedad comentar que fue transmitido en streaming por www.tutele.net además de que se pudo seguir por twitter. A continuación os dejo los tweets del evento:

Desde las 18:00 horas podréis seguir en streaming Iniciador Asturias en http://www.livestream.com/iniciadorasturias Después de las presentaciones de los asistentes y del patrocinador http://gatotuerto.com/ empieza Pericles Comienza Pericles contando que fue entrenador de balonmano y que como en el deporte hay que empezar desde pequeños a practicarlo Puedes seguirnos en directo en http://www.livestream.com/iniciadorasturias y enviar tus preguntas Pericles practico 5 deportes, llego a 1ª división de balonmano pero en los demás deportes no era bueno, pero si era buena en su segmento...

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Basándome en la frase de Peter Drucker "Por una buena idea te pagaría 5 centavos, por una buena implementación te pagaría una fortuna" quiero transmitir como el Project Management ayuda a que esos 5 centavos se conviertan en una fortuna.

El Project Management se utiliza para conseguir resultados, una idea es eso una idea, puede tener más o menos su valor pero cuando realmente alcanza su máximo valor es cuando la idea es una realidad palpable. Nadie discute que la idea es el origen de todo proyecto, a partir de una idea se generan unas necesidades que traduciremos en unos objetivos, objetivos que para conseguirlos necesitaremos unos requisitos, funcionales y técnicos. Con este proceso conseguimos dar forma a la idea y establecer un proyecto para que la idea se haga realidad. A partir de aquí el proyecto sigue su curso: iniciación, planificación, ejecución y control, gestión de cambios y cierre.

Con las técnicas del Project Management podemos monitorizar todo el proceso de creación de valor...

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Todos los que nos dedicamos al Project Management utilizamos a diario los diagramas de Gantt, pero ¿quién los inventó?, ¿cuando?. El diagrama de gantt se lo debemos a Henry Laurence Gantt, ingeniero industrial mecánico estadounidense que centró su trabajo en labores de investigación en el control y planificación de operaciones productivas usando técnicas gráficas, entre ellas el famoso Diagrama de Gantt

Henry Gantt nació en 1861 y murió en 1919, su obra  principal "Work, Wages an Profits" se publicó en 1913 y una de las mayores aportaciones de Henry fue el Diagrama de Gantt que consiste en un diagrama de barras en el que el eje horizontal representa el tiempo y el vertical las diferentes actividades.

Cada vez que utilices un diagrama de gantt, recuerda que se lo debemos a Henry Gantt, y aunque parece que esa forma de representar las actividades es muy antigua, no lo es tanto, todavía no tiene el centenario.

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Diagrama de gantt con google docs Ms Project: gantt de varias líneas de base...

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Una tarea crítica es aquella que se encuentra en el camíno crítico y que tiene una demora de "cero" días, por defecto Microsoft Project tiene establecido que las tareas críticas son las que tienen demora cero, pero esto se puede modificar según las necesidades de nuestro proyecto. A continuación explico como cambiar el margen de demora para que Project considere las tareas críticas:

Selecciona en el Menú Herramientas --> Opciones Selecciona la pestaña Cálculo critica

En esta pantalla podemos modificar el márgen de demora para que Project considere la tarea crítica o no, por ejemplo podemos establecer que con dos días de margen de demora la tarea se considere crítica.

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El próximo jueves 15 de octubre tendrá lugar el tercer Iniciador Asturias, esta vez vuelve a Gijón, ya que pretendemos ir alternando la celebración de Iniciador Asturias en las principales ciudades de Asturias.

La hora de comienzo será a las 18 horas y como ponente estará Jose Manuel Perez, conocido como "Pericles", prestigioso experto en emprendedores. A continuación os pongo el post publicado en www.iniciador.com

"El jueves 15 de septiembre de 2009 celebraremos el tercer Iniciador Asturias que esta vez se celebrará en Gijón, siguiendo con la filosofía de llevar este evento a las principales ciudades de Asturias. El parque tecnológico Ciudad Tecnológica Valnalón, el semillero de empresas Incuvatic o que Asturias haya sido la primera en impartir una asignatura para emprendedores con el programa Valnaloneduca...

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Sustitucion

Uno de los puntos clave para el éxito de un proyecto es el equipo. En una fase inicial del proyecto se definen roles y perfiles del futuro equipo, a medida que el proyecto va tomando forma, esos perfiles están más definidos y creamos el equipo, bien con personas dentro de la organización o con personas externas. Lo que tenemos que tener claro es que determinados perfiles solo los necesitaremos en determinados momentos y eso lo tiene que saber el equipo. La labor de un Project Manager se puede asemejar a la de un entrenador que según se va desarrollando el partido va realizando cambios para que el equipo juegue lo mejor posible.

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Vídeo que muestra la construcción de 1.600 kilómetros de tubería en la isla de Sakhalin, la red de tuberías atraviesa montañas y ríos en una zona especialmente sísmica. El proyecto lo ha ejecutado Shell.

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Charla que corresponde a la serie de "Google Tech Talks" y que habla de como conseguir el máximo rendimiento con equipos que se auto organizan. Si estás en una fase avanzada de implementación de SCRUM merece la pena ver la hora y media que dura la charla (es en inglés)

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En Microsoft Project por defecto nos selecciona que el año fiscal comienza en Enero, si trabajamos con países anglosajones, sobre todo EEUU, lo habitual es que su año fiscal comience en septiembre, ¿cómo podemos reflejar este cambio en Microsoft Project?, es sencillo, simplemente seleccionas Herramientas --> Opciones --> Calendario, ahí podemos indicar cuando comienza el año fiscal.

año_fiscal

De esta forma podemos ajustar los costes del proyecto a la fiscalidad del país en el que estemos trabajando.

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Microsoft Project: tipos de recursos Ms Project: compartir recursos Ms Project: utilizando recursos de presupuesto Gestión de la carga de trabajo Ms Project: trabajo, duración y unidades Rendimiento del equipo de proyecto ...

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Rolling Wave Planning o Planificación Gradual en Project Management hace referencia a una técnica de planificación que consiste en planificar en detalle el trabajo que se tiene que realizar en el corto plazo, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel más alto de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo, WBS en inglés).

A medida que avanza el desarrollo del proyecto, y se conocen más detalles de la siguiente fase, se va planificando en detalle lo que anteriormente solo estaba planificado a alto nivel. Esta técnica es muy útil en proyectos en los que hay un grado de incertidumbre elevado y a medida que se van conociendo detalles de las siguientes fases podemos ir planificando los detalles.

El PMBOK también hace referencia a esta técnica como "Planeación continua con incremento de detalle". Si realizamos la planificación de Arriba-Abajo, lo lógico es que tengamos una visión global del proyecto de las fases y/o partidas más importantes y luego cada una de ellas las vayamos desglosando...

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Imágen que muestra el proceso de realización de un proyecto en clave de humor, en muchos casos no anda muy desencaminado de la realidad.

image002

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Alineando objetivos: cliente, interesados, equipo Cuando el riesgo es el cliente Atención!!! "el cliente solicita cambios en el proyecto" Orientación al cliente Organizaciones enfermas en términos de Project Management ...

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