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PriorizarPriorizar es necesario, los recursos, el tiempo, el dinero, todo es limitado y debemos optimizarlo al máximo, ¿cómo? PRIORIZANDO. Priorizar no es tarea sencilla pero para facilitar la priorización podemos formularnos preguntas al estilo:

  • ¿Qué tarea es más importante?
  • ¿Cuál es más urgente?
  • ¿Qué pasaría si esta tarea se pospone?
  • ¿Que gano adelantando esta tarea?

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A raíz del comentario de Desi en el post de ¿Cómo podemos acelerar el cronograma? vay a poner un ejemplo sencillo para ilustrar el proceso de Fast Tracking en un proyecto. Antes recordemos que el Fast Tracking:

"consiste en la paralelización de tareas, es decir tareas que inicialmente eran secuenciales, pasan a realizarse en paralelo, de esta forma se comprime la planificación. El Fast Tracking conlleva un riesgo ya que estamos adelantando tareas que no debería comenzar antes de que finalizasen otras, si es necesario acelerar fechas no tendremos más remedio que sumir el riesgo"

Imaginemos que tenemos un proyecto con cuatro tareas principales:

  • Diseño
  • Desarrollo
  • Implantación
  • Pruebas

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Aplastante Dilbert como siempre

Dilbert.com

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Máxima que algunos atribuyen al emperador romano Julio César y otros a Nicolás Maquiavelo en su libro"El Príncipe". De cualquier forma se trata de una frase que nos ayuda mucho en nuestra gestión y productividad personal.

En muchas ocasiones nos enfrentamos con una tarea que vamos postergando reiteradamente consciente o inconscientemente debido a su magnitud o la que percibimos como tal. Esta actitud no va a solucionar el problema en ningún caso. Las cosas no se hacen solas y es hora de que "cojamos el toro por los cuernos" y nos enfrentemos a ello.

Puede que percibamos la tarea como algo "enorme", algo que nos llevará demasiado tiempo. Nos sentimos abrumados por lo que tenemos delante, el estrés se dispara, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y nuestra solución es "pasar de largo" y dedicar nuestro tiempo a otra cosa, dejando la tarea sin hacer y lo que es peor "sine die".

Sólo está en nuestra mano el cambiar la situación. Si nos sucede algo parecido sólo tenemos que...

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El pasado jueves se celebró en Gijón el séptimo Iniciador asturiano en elq ue pudimos disfrutar de la asistencia de un ponente de excepción como Bernardo Martinez, que actualmente es el CEO de la red social de cazadores Cazaworld, en la charla nos explicó como es el papel de un Intraemprendedor basada en su dilatada experiencia en la incubadora de negocios DAD, desde la que partició en inversiones como Buyvip o Tuenti, a continuación os dejo los tweets del evento

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Proactividad, que fácil es decirlo y que dificil que se lleve a cabo, seguro que como Jefe de Proyecto te ha tocado liderar diferentes equipos de trabajo con diferentes tipos de personas, unas más proactivas y otras menos, ¿cómo conseguir que las menos sean más proactivas?, la proactividad suele ser contagiosa, si como Jefe de Proyecto muestras proactividad otras te seguirán, que a su vez contagiarán esa proactividad al resto, no hay nada mejor que el ejemplo ya que si solo te limitas a pedir proactividad te pasará como al jefe del cómic...

proactividad 

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Aquí os deje este vídeo que muestra el proceso de una reunión de planificación, el vídeo lo ha realizado la gente de iatriple

 

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Planificar no es tarea sencilla, de hecho lo podemos considerar una mezcla entre ciencia y arte con un toque de magia (adivinar el futuro), una de las técnicas que propone el PMBOK para planificar es ir desarrollando los trabajos de forma gradual (Rolling Wave Planning) que ya  lo he comentado en este post, ahora que ya sabemos la teoría, a continuación voy a comentar una de las formas en la que podemos planificar de esta forma con Microsoft Project.

Para este ejemplo voy a utilizar tres tareas (Tarea1, Tarea2  y Tarea3) y cuatro recursos (R1, R2, R3 y R4), las tres tareas están vinculadas entre ellas y tienen asigandas un recurso cada una (R1, R2 y R3) tal y como muestra la siguiente imágen:

Rollin Wave Planning 1

Cada  recurso tiene asigando un coste de 10 €/hora, esto hace que cada tarea tenga un coste diferente:

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En ocasiones a la hora de gestionar nuestros proyectos (ya sabéis, todo aquello que nos requiera más de una tarea para finalizarlo) puede resultarnos de utilidad crear una pequeña "hoja de ruta" en la que llevar un control visual rápido del estado de nuestro proyecto.

Sobre todo nos resulta útil en proyectos en los que vayamos trabajando sobre el papel y tengamos perfectamente localizados en carpetas. Esta pequeña hoja de ruta, o lista de tareas, o to-do´s o como queráis llamarlo, debe estar en una parte visible de nuestra carpeta física del proyecto. No tiene que ser nada sofisticada, una simple hoja con "tecnología manual" donde iremos apuntando las tareas que hay q ir haciendo para finalizar el proyecto, pueden estar ordenadas o no por linea temporal, importancia o simplemente sin ningún tipo de orden.

Una vez finalizada una tarea simplemente la tacharemos, de este modo de un sólo vistazo a la carpeta del proyecto podremos saber que cosas estan pendientes y decidir con cual de ellas seguiremos...

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bernanrdo martinez El jueves 18 de marzo de 2010 se celebrará una nueva edición del evento Iniciador Asturias. Como en los últimos dos eventos, lo realizaremos en la ciudad de Gijón. En esta edición de Iniciador Asturias tendremos la oportunidad de conocer la exitosa trayectoria de un emprendedor asturiano: Bernardo Martínez , CEO de la red social de cazadores Cazaworld. Bernardo Martínez tiene una dilatada trayectoria vinculada al mundo de Internet, tanto como intraemprendedor como emprendedor. La gerencia de la incubadora de empresas Digital Assets Deployment (DAD) ha ofrecido a Bernardo una atalaya privilegiada para poder conocer de primera mano operaciones de inversión en empresas tan conocidas como Tuenti o BuyVip. Posteriormente,...

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Una persona de mi entorno laboral se quejaba un día amargamente de las contínuas interrupciones que sufría durante la jornada laboral. Aquel era un día como tantos otros, pero la diferencia era que en aquella ocasión debía realizar un trabajo que requería toda su atención, era un tema delicado y no podía permitirse el lujo de cometer errores, así que explotó con un "así no hay quien pueda hacer nada".

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El marrón de cancelar un proyecto, sin palabras!!!

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La ventaja de los sistemas de información de gestión de proyectos radica precisamente en tner toda la información centralizada, de esta forma conseguimos datos veraces y únicos, ¿es siempre así? pues por lo que parece en muchas empresas / organizaciones no.

En muchas ofertas de trabajo de Jefes de Proyecto, sobretodo en el sector construcción, se demandan profesionales con conocimientos de Microsoft Project y Presto. Para los que no conozcáis Presto, Presto es un software que permite realizar presupuestos de obra y luego ir comparando con lo que se está utilizando realmente, Presto dispone de un módulo de gestión de proyectos, la pregunta que lanzo es la siguiente, ¿por qué utilizar dos herramientas cuando con una conseguimos los mismo?. Tanto con Microsoft Project como con Presto podemos presupuestar, determinar los recursos que necesitaremos, planificar, introducir valores reales, analizar los proyectos, etc... muchos profesionales me comentan que utilizan Project para llevar el control de...

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"El proyecto sale adelante por el equipo", como Jefes de Proyecto podemos tener todo a favor para conseguir el éxito del proyecto, cliente predispuesto, expectativas alcanzables, alcance claro y definido, fases del proyectos definido e incluso las mejores herramientas de gestión de proyectos, pero como no seamos capaces de crear un buen equipo, lo anterior no nos sirve de nada.

Una vez que las fases y los paquetes de trabajo (WBS) del proyecto están definidos la labor más complicada es la de buscar a los mejores profesionales para cada trabajo, la búsqueda puede ser interna o externa (freelances), pero además de los conocimientos técnicos de cada persona debemos fijarnos en la capacidad que tienen de crear equipo. Puede que ciertas personas sean técnicamente muy buenas pero incapaces de crear equipo o que al haber trabajado antes juntas hayan tenido algún "roce" lo que dificulte la relación entre ellas.

Crear equipo no es tarea sencilla y como Project Managers debemos trabajar en ese sentido para que el EQUIPO saque adelante el proyecto creando las condiciones y el entorno adecuado. Desde mi punto de vista una de las labores más difíciles de un Jefe de Proyecto es la gestión de personas, ya que cada persona es diferente pero si conseguimos crear un equipo unido, compenetrado y con ilusión en el proyecto las garantías de éxito son máximas.

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