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Autor: jose.moro Creado: 17/08/2007 22:19
Blog de José Moro sobre Project Management. José Moro es Ingeniero Industrial, PMP® y posee experiencia en proyectos de distinta índole (TIC, Aeronáutico, Sociedad de la Información e Industrial) en grandes compañías como Accenture, Ineco, etc. liderando proyectos en toda Europa. Desde el año 2002 es miembro del PMI y durante el año 2008 ha sido miembro de la Junta Directiva del Capítulo PMI de Madrid. Es el fundador de GEDPRO, consultora global de Project Management que ofrece servicios de consultoría, tecnología, formación y outsourcing. Puedes contactar con José vía e-mail en jose.moro@gedpro.com o visitar su perfil en http://www.linkedin.com/in/josemoro

planning by spaceman (flickr)¿Quién no ha sentido la ilusión al planificar un nuevo proyecto?, cuando comenzamos un proyecto nuevo y tenemos ilusión en él (este tema da para varios posts) uno de los mejores momentos es cuando nos ponemos delante de nuestro ordenador, papel y/o pizarra en blanco y comenzamos a planificar las tareas, trabajos, personas, subcontratistas, etc...

En ese momento todo son buenas intenciones, plazos optimistas, subcontratistas que van a colaborar y a arrimar el hombro, etc.. Es lógico pensar que el primer borrador de la planifición sea optimista, pero es solo eso, un primer borrador, una buena planificacón debe pasar por varias revisiones y aprobaciones, estas pueden ser:

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Si utilizas Microsoft Project Professional y Project Server necesitarás establecer la conexión entre ellos, para ello deberás dar de alta la cuenta de project server en "Microsoft Project Server Cuentas". A continuación os muestro como crear una nueva cuenta de Project Server.

Para acceder a las cuentas debes navegar en el menú Inicio de Windows hasta Microsoft Office --> Herramientas de Microsoft Office --> Microsoft Project Server Cuentas, una vez allí te aparecerá una ventana como la de la imágen:

Cuentas de Project Server

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La semana pasada se celebró el quinto iniciador asturiano, tuvimos la suerte de contar con un ponente excepcional como es José Manuel Fernández, CEO y fundador de Trisquelmedia, el evento se pudo seguir por streaming gracias a tutele.net, a continuación os dejo los tweets del evento a modo de resumen:

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A todos nos gustar compartir exitos y ponernos medallas, cuando un Jefe de Proyecto finaliza un proyecto con éxito, el cliente está satisfecho, se han cumplido los plazos y además se ha ganado dinero con él, las medallas no paran de llegar, felicitaciones de los jefes, el equipo está contento, el Jefe de Proyecto se ha ganado un respeto y una autoridad, etc.

Cuando las cosas van vien, hay medallas para todos, ahora reflexionemos cuando el proyecto ha sido un verdadero desastre, cliente insatisfecho, no se han cumplido los plazos, economicamente el proyecto ha sido una ruina, OJO, no estoy echando la culpa del fracaso al Jefe de Proyecto, mi experiencia me dice que cuando un proyecto ha sido un fracaso no suele haber un solo culpable, sino que es un cúmulo de circunstancias y situaciones adversas que han hecho que el proyecto salga mal, desde este punto de vista y con el fin de aprender de los errores y que las organizaciones minimicen estos proyectos, los proyectos que han fracasado son una perla para:

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piesYa he comentado en otra ocasión que el éxito o fracaso de un proyecto de cara al cliente está en el grado de cumplimiento de las expectativas creadas en torno al proyecto. Gestionar las expectativas es algo que todo Project Manager debe hacer y ser proactivo en su gestión, debemos ser capaces de conocer las expectativas que está generando el proyecto en los sponsors, clientes, jefes, equipo, etc.. y en el caso de que detectemos desviaciones sobre las expectativas previstas corregirlas de inmediato.

No hay nada peor que un proyecto bien ejecutado (alcance conseguido en plazo y coste) pero que no ha satisfecho las expectativas, tanto si se generan expectativas positivas como negativas del proyecto estan suponen un riesgo para el éxito del proyecto. No descuides las expectivas,es clave para conseguir...

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El jueves 21 de enero de 2010 inauguraremos el nuevo año con otra edición más de Iniciador Asturias. Esta vez lo realizaremos en Gijón y tendremos el honor de poder escuchar a un emprendedor asturiano: José Manuel Fernández director de Trisquelmedia. Hablar de José Manuel Fernández es hablar de Trisquelmedia, y hablar de Trisquelmedia es hablar de una empresa pionera en Asturias en el ámbito del diseño, Internet y las nuevas tecnologías. La ponencia del director de Trisquelmedia versará sobre la experiencia vital de la empresa en estos últimos10 años, porque a través de esa historia irán surgiendo los aciertos y errores. La ponencia llevará por título “10 años de diseñoooooooooooooh!”...

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El próximo 10 Febrero en Madrid y el 24 Febrero en Barcelona QRP Management Methods International organiza un Workshop gratuito sobre la Metodología de Gestión de Proyectos PRINCE2 y en el cual está apoyando en la difusión del mismo GEDPRO, además a todos los asistentes a estos seminarios GEDPRO les facilitará la versión gratuita de gedproDS.

A continuación os dejo la información sobre el evento:

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calendarioComienza un nuevo año, seguro que cargado de ilusión, buenos propósitos, proyectos, etc... Entre las tareas habituales que tenemos que hacer en nuestro sistema de información de gestión de proyectos es actualizar los calendarios laborales en función de las fiestas nacionales, regionales y/o locales. Si utilizas Microsoft Project no olvides de actualizarlos, ¿cómo?:

En el menú "Herramientas-->Cambiar Calendario Laboral" en esta pantalla escribimos los días festivos en "Excepciones" y la fecha, si queremos añadir algo más podemos utilizar la opción de "Detalles" donde se puede definir la periodicidad del día festivo.

Si no conoces los días festivos del 2010, te recomiendo esta página http://www.calendario2010.com/calendario-laboral-2010.htm en la que podrás consultar los días festivos de España en el 2010 así como...

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Si estás preparando el PMP del Project Management Institute, estos enlaces te serán de gran utilidad, ya que podrás encontrar preguntas y respuestas tipo al exámen PMP totalmente gratis (en inglés). Pon a prueba tus conocimientos en Project Management.

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Hemos añadido a las herramientas de recuperación de proyectos una nueva herramienta: el analizador de carteras de proyectos.

Si utilizas Microsoft Project (2003 y/o 2007) para gestionar la cartera de proyectos, gedproDS incorpora por defecto la gestión de carteras , esta herramienta te será de gran utilidad, ya que analiza mediante la técnica del valor ganado todos los proyectos de la cartera y los posiciona en un gráfica indicando si van bien o mal en fechas y costes. Puedes descargar la versión gratuita aquí, la versión gratuita solo analiza carteras de proyectos ya finalizados, para analizar carteras de proyectos en curso deberás adquirir la plantilla correspondiente o contratar el servicio de recuperación de proyectos.

A continuación os dejo unas imágenes de esta poderosa herramienta:

analizador de cartera de proyectos

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Desearos una Feliz Navidad y que aprovechéis estas fiestas para reponer fuerzas y volver cargados de energía y con nuevos e interesantes proyectos.

Feliz Navidad

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Si utilizas Microsoft Project, existe una forma muy sencilla y rápida de obtener las estadísticas del proyecto. Para visualizar las estadísticas de un proyecto debes seleccionar en el menú Proyecto, la opción Información de proyecto y en la ventana que se abre selecciona Estadísticas, te aparecerá una ventana como la siguiente:

estadisticas del proyecto 

En esta pantalla se muestran los datos actuales, previstos, reales y restantes de la duración, trabajo y coste del proyecto, información que podemos extraer del proyecto de una forma rápida para informar del estado del proyecto.

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¿Eres un héroe de los proyectos?, demuestralo... CA nos propone este juego en el que podrás demostrar tu valía como Project Manager, accede a http://ppmhero.com/ y asciende por los tres pisos de los que se compone el juego a base de ir respondiendo preguntas sobre Project Management.

ppmhero

Ya me contarás que tal te ha ido en los tres pisos, ¿has conseguido finalizar el proyecto dentro de presupuesto?, ¿te ha pillado algún Ejecutivo por el pasillo?

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Ya están disponibles las actualizaciones acumulativas del mes de diciembre de 2009 para Microsoft Project Professional 2007, Project Server 2007 y Sharepoint 2007. A continuación os dejo los enlaces de estas actualizaciones:

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doctor salveme el proyectoA veces ocurre que el proyecto entra en una fase "muerta", en la que no avanza, no se ven resultados palpables, analizamos el proyecto y aparentemente todo debería ir bien, tenemos a las personas adecuadas en el equipo, el entorno del proyecto es el correcto, pero los resultados no aparecen, ¿qué puede estar pasando?

Bien, en esas fases del proyecto que no vemos resultados debemos alinear a todo el proyecto a centrarse en los resultados, de nada sirve que estemos realizando trabajo "no productivo" o que no produzca resultados. Para centrarnos en los resultados revisa la planificación y retócala de forma que el planning siga la ley de Pareto (20/80), es decir que con el 20% de trabajo obtengas el 80% de los resultados, y acorta plazos para evitar el síndrome del estudiante o ley de parkinson, una vez hayas realizado eso toca la parte más difícil,...

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A la hora de medir el éxito de un proyecto, ¿qué factores tenemos en cuenta?, si utilizamos la técnica del valor ganado, utilizaremos dos indicadores el CPI (Cost Performance Index) y el SPI (Schedule Performance Index), estos indicadores nos muestran el estado del proyecto desde el punto de vista económico y de fechas, pero, ¿nos sirve solo eso?, lo habitual es que tengamos que utilizar  más indicadores para calidad, expectativas, satisfacción del cliente, etc...

En la fase de planificación debemos tener en cuenta los indicadores (métricas) que vamos a utilizar para realizar el seguimiento del proyecto, desde mi punto de vista los indicadores imprescindibles de todo proyecto son:

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Como siempre Dilbert está que se sale, realidad en estado puro, un poco de humor para empezar la semana siempre viene bien.

Dilbert.com

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creatividad

Prisas, fechas limite, entregables, estres, clientes solicitando cambios, etc... seguro que estas situaciones te suenan, ahora ¿donde está el tiempo para la creatividad y la innovación?

Cuando el equipo está tan absorto en el proyecto sucede que no nos paramos a reflexionar que es lo que estamos haciendo, cómo y si hay posibilidad de mejorarlo, crear algo nuevo o innovar el producto y/o servicio del proyecto. Vale que quien manda es el cliente y tenemos que cumplir las fechas y lo más importante, satisfacer sus expectativas dentro del presupuesto asignado, pero reflexionar sobre las cosas no supone mucho tiempo y sirve como fuente de inspiración para crear nuevas. Como Jefes de Proyecto, debemos crear el entorno adecuado para que la creatividad,...

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Gracias a los chicos de tutele.net que han elaborado este vídeo resumen del último Iniciador Asturias con Raúl Jimenez de minube.com

Video thumbnail. Click to play 

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Es habitual encontrarse proyectos con tareas al 90% y que pasan las semanas y siguen estando al 90%, ¿por qué lo permites?, como Project Manager debemos evitar que las tareas sufran el síndrome del 90 % o del "prácticamente está acabada", si una tarea sufre esto, lo mejor que puedes hacer es dividirla en dos, una que esté al 100 % con el trabajo ya realizado y una nueva con el trabajo que falta (ese 10%), asignarle un responsable y perseguirla.

El equipo de proyecto debe acostumbrarse a que las tareas comienzan, se ejecutan y se acaban, si hay problemas que no permiten acabarla, divídela en tantas tareas como sean necesarios, de forma que existan tareas finalizadas (al 100%) y otras sin comenzar, esto te va a permitir concentrar tus esfuerzos como Project Manager en resolver los problemas para que finalice.

En la fase de planificación de un proyecto debes tener en cuenta su posterior seguimiento, lo ideal es planificar según la realidad sobre como se va a ejecutar el trabajo y descomponer las...

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