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Autor: c.hofer Creado: 21/11/2007 13:04
Gestión del tiempo y productividad personal. En este espacio intentaremos comentar diversas metodologías, así como soportes para gestionar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad personal.

Ya habíamos hablado de las 4 fases anteriores del GTD; recopilar, procesar, organizar, evaluar y por fin hemos llegado a la quinta y última fase propuesta por David Allen en su metodología de gestión del tiempo.

Esta fase consiste en facilitar buenas elecciones sobre lo que se ha en cualquier momento, pero...

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¿En que consiste el "Zero inbox"? El Inbox de nuestro correo puede considerarse como una bandeja de recopilación en el sistema GTD y debe de ser tratada como tal. Por lo tanto todos los mail en el inbox (mensajes recibidos/bandeja de entrada) deberán ser procesados y archivados en su lugar correspondiente dejando de esta manera nuestra bandeja de entrada siempre a cero. ¿Cómo lo hacemos? Una vez recibido un mail deberemos gestionarlo, bien con reglas de correo creadas en nuestro gestor de correo para que lo haga de forma automática, o bien hacerlo nosotros de forma manual, y dejarlos archivados en su sitio correspondiente. Para ello crearemos diferentes carpetas, según las categorías que vayamos a necesitar, por ejemplo: pendiente de hacer, llamadas, presupuestos, material de consulta, personal, etc. Ademas de esto podemos utilizar colores y etiquetas o categorias para diferenciar unos correos de otro, y luego a traves de los propios sistemas de búsquedas del gestor de correo encontrarlos de manera sencilla....

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Hoy voy a tratar el tema de la procrastinación, uno de nuestros mayores enemigos a la hora de gestionar nuestro tiempo. Pero, ¿qué es la procratinación? según la Wikipedia : "La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la acción de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más irrelevantes y agradables." Es algo en lo que todos caemos alguna vez, y que en caso de que se suceda de forma crónica puede ser incluso síntoma de algún tipo de desorden psicológico que debería de ser tratado. Pero no vayamos a situaciones tan extremas. Por norma general procrastinamos cuando dejamos de hacer cosas que son importantes para dedicar nuestro tiempo a cosas más agradables y por supuesto más inútiles. Esto lo hacemos por que percibimos las tareas importantes como algo desagradable de hacer por uno u otro motivo, a veces por que nos resulta aburrida,...

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Hoy quiero traeros un video muy interesante de David Allen y de como pone en practica parte de su sistema GTD. Dice que una imagen vale más que mil palabras, y en ocaciones es mucho más sencillo comprender las cosas cuando lo ves gráficamente que leyéndolo. Espero que podáis sacar alguna idea de este video.

Hoy me he decidido a tratar el tema del sistema de las 43 carpetas. Después de ver ayer el fantástico keynote de emilcar y su explicación de este método me doy cuenta de que a veces no queda suficientemente claro su funcionamiento, así que voy a intentar explicarlo de una forma sencilla, si es que soy capaz.

Este sistema de 43 carpetas fué propuesto por David Allen dentro de su metodología GTD.

¿En que consiste el sistema de 43 carpetas?

Pues en algo tan sencillo como utilizar 43 carpetas colgantes en un archivador para organizar nuestras tareas. De estas 43 carpetas utilizaremos 12 para nombrarlas de Enero a Diciembre y 31 para numerarlas del 1 al 31 para los días del mes.

¿Cómo funciona el sistema de las 43 carpetas?

Aquí es donde viene lo importante y lo que es básico entender. Ya sabemos que...

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Hace más de un año que se publicó este artículo en el blog Desencadenado, y lo rescato del "olvido" por que creo que puede resultar bastante interesante.

Se trata de un decálogo de consejos para no perder el tiempo, algunos de ellos muy útiles:

No juegues: Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar ya que cualquier otra cosa te hará perder tiempo. Desconéctate: Ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds, ver el correo…para no verte así apaga el router. Aíslate: Cuando de verdad necesites concentrarte deja claro que no se te puede molestar. Separa trabajo y familia: Dedica tiempos específicos a cada cosa y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día. Haz una lista: No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de...

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Una herramienta para gestionar nuestras notas.

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Siguiendo los anteriores artículos sobre las diferentes fases del GTD pasamos a la cuarta fase: Evaluar

Ya hemos recopilado, procesado y organizado, pero todo esto no tiene sentido si no llevamos a cabo una revisión. El éxito del sistema reside en la REVISIÓN SEMANAL. Todo lo que requiera acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar tener que recordarlo. Por lo tanto debemos revisar semanalmente todos los “frentes abiertos”: proyectos, próximas acciones, a la espera, tal vez/algún día…

Durante la revisión semanal debemos, según David Allen:

Reunir y procesar todas las cosas Revisar el sistema Poner al día las listas Estar limpio, despejado, al día y completo.

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Ya habíamos hablado sobre las dos fases anteriores, Recopilar y Procesar, en esta ocasión hablaremos de la tercera fase: ORGANIZAR.

Como habíamos visto a la hora de procesar, llegado a un punto debíamos determinar si eran o no necesarias acciones sobre las tareas pendientes. En esta tercera fase volvemos a distinguir las que tienen acciones de las que no.

Para las cosas que requieren acción emplearemos varias herramientas:

Lista de Proyectos: debemos partir de la definición que hace David Allen de proyecto "es cualquier resultado deseado que requiera más de un paso". La lista no tiene orden, ni por importancia...

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Ya había comentado algo acerca de la primera fase del GTD recopilar. Hoy nos centraremos en el siguiente paso: PROCESAR.

Flujo de trabajo ProcesarUna vez que hemos recopilado todo, como veíamos en la primera fase debemos identificar correctamente qué es exactamente lo que tenemos recopilado, de que se trata, para poder decidir si requiere una acción o no.

Si no requiere acción tenemos tres posibilidades:

Se trata de algo innecesario y desechable: debemos tirarlo a la basura. No es necesario ahora, pero sí lo puede ser en un futuro, debemos incubarlo y añadirlo al calendario. Es información útil para la consulta, debemos introducirlo en nuestro sistema de archivo. En el caso de que sí requiera...

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Primera fase del GTD

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Programa de gestión del tiempo para usarios de Mac

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Hace ya algún tiempo hablé de Remember the Milk para hacer GTD vía web y hoy quiero hablaros de algo más o menos similar: Nozbe.

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Bueno hoy comentaremos a grandes rasgos las 5 fases en las que se basa el GTD. En próximos artículos intentaremos profundizar un poco más en cada una de ellas.

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Con este original nombre, Remember the milk se presenta esta Beta para poder gestionar nuestras tareas de forma online. Crearse una cuenta es totalmente gratuito aunque si queremos disponer de Milksync, para sincronizar nuestras tareas con otros aparatos y programas deberemos pagar la cuenta Pro.

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Las visitas inoportunas

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Hace tiempo ya os habia hablado de Things, y que se encontraba en su fase Alfa, a día de hoy ya podemos disponer de él en fase Beta.

El lanzamiento definitivo esta previsto para la primavera del 2008 a un precio de $ 49, aunque podremos disfrutar de una rebaja de $ 10 si nos subscribimos antes de su lanzamiento.

En la Beta no esta todo operativo, pero sí que podremos ver si el programa se puede adaptar o no a nuestras necesidades.

Hoy quiero hablaros sobre Backpack.

Se trata de un servicio web donde podremos organizar y gestionar nuestra información de una forma sencilla. Podemos incluir notas, "to-do", imágenes, archivos, y luego incluso compartirlo con amigos, compañeros de trabajo o quien queramos.

Podemos crear una intranet de forma sencilla. Cualquier contenido puede ser de carácter privado o si queremos podemos compartirlo con otras personas. También tenemos un calendario que nos puede ayudar a coordinar un grupo de trabajo y de esta manera saber cuando y quien esta libre para reunirse.

Otra de las ventajas es que se pueden enviar notas, tareas, imágenes, archivos a través de email a una página de Backpack lo que nos abre muchas posibilidades.

También tenemos la opción de crear avisos vía email o incluso al móvil a modo de recordatorios.

En su página web podréis ver un pequeño video explicativo e informaros...

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El manejo del tiempo, de la información, lo que hagamos con nuestro cuerpo y el enfoque de prioridades son  las opciones con las que contamos a la  hora de asignarles unos recursos limitados. Lo fundamental es tomar las decisiones adecuadas con lo que tenemos que hacer en cualquier momento, es decir como administramos nuestras acciones. Resulta muy dificil administrar accciones que aun no se han identificado o sobre las que no hemos tomado una decisión.Para llevar a buen puerto un proyecto (sea el que sea) necesitamos decidir cuales son las acciones a realizar para que de esta manera avance. Muchas veces nos vemos abrumados por el número de proyectos que tenemos abiertos y por eso es tan necesario definir los pasos a seguir para verlos finalizados, este es el mayor problema, la falta de claridad y no la escasez de tiempo. El enfoque de abajo hacia arriba. Aunque a priori parece más importante definir los grandes proyectos para luego definir los objetivos críticos y posteriormente centrarnos en los detalles,...

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La mente ocupada

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