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Autor: c.hofer Creado: 21/11/2007 13:04
Gestión del tiempo y productividad personal. En este espacio intentaremos comentar diversas metodologías, así como soportes para gestionar nuestro tiempo y aumentar nuestra productividad personal.

Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.

Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.

¿Por donde empezar? Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.

¿Nos llaman o llamamos? ¿Quien nos llama o a quien llamamos? ¿Con que frecuencia? ¿Que duración tienen nuestras llamadas? ¿Que motivo tiene la llamada? ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales? Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.

Llamadas entrantes Podremos...

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O lo que también podríamos decir, "menos planificar y más hacer". El fin de querer mejorar nuestra gestión personal del tiempo no es otro si no hacer y terminar las cosas. En ocasiones, más de las deseadas, nos perdemos en la planificación de las cosas, en pensar cómo, donde y cuando hacer en vez de hacer. Con todo esto no quiero decir que haya que abandonar radicalmente la planificación, sólo que hay que dedicarle el tiempo suficiente para que cumpla su función, no más. ¿Cómo organizar nuestra tarea de "hacer"? En el día a día Básicamente distinguiría dos tipos de "cosas" para hacer:

Las ya previstas, planificadas y que contamos con ellas, es decir mucho más fáciles de gestionar. Las imprevistas, esas que van surgiendo a lo largo del día y que tendremos que decidir de forma rápida dónde colocarlas dependiendo de su importancia y urgencia. Nuestro reto es poder combinar ambos tipos, procurar sacar adelante nuestras tareas planificadas para el día y por el camino ir haciendo los imprevistos que vayan surgiendo....

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En muchas ocasiones por mucho empeño que pongamos en mejorar nuestra gestión del tiempo no lo logramos, al día le siguen "faltando horas". El tiempo por mucho que queramos es inmutable, el día tiene las horas que tiene y no hay forma de cambiarlo, pero sí que podemos influir en cómo aprovechamos esas horas y sobre todo para qué las usamos. Aquí van algunos consejos prácticos:

Analiza en qué gastas tu tiempo

Párate un momento a pensar en que tareas y proyectos has gastado tu tiempo estos últimos días. También puedes dedicarte durante 2 o 3 días para a anotar en una hoja cada tarea que haces y cuanto tiempo le dedicas para poder tener una visión más precisa. Por ejemplo: de 9 a 10 revisar el correo, de 10 a 10:30 café, de 10:30 a 11:15 reunión... Anota la hora de inicio y fin de cada tarea.

Selecciona tus tareas

El archiconocido Principio de Pareto nos puede resultar de gran ayuda llegados a este punto. Ya tenemos analizado cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo, es hora de hacer...

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Máxima que algunos atribuyen al emperador romano Julio César y otros a Nicolás Maquiavelo en su libro"El Príncipe". De cualquier forma se trata de una frase que nos ayuda mucho en nuestra gestión y productividad personal.

En muchas ocasiones nos enfrentamos con una tarea que vamos postergando reiteradamente consciente o inconscientemente debido a su magnitud o la que percibimos como tal. Esta actitud no va a solucionar el problema en ningún caso. Las cosas no se hacen solas y es hora de que "cojamos el toro por los cuernos" y nos enfrentemos a ello.

Puede que percibamos la tarea como algo "enorme", algo que nos llevará demasiado tiempo. Nos sentimos abrumados por lo que tenemos delante, el estrés se dispara, no sabemos por donde empezar, nos agobiamos y nuestra solución es "pasar de largo" y dedicar nuestro tiempo a otra cosa, dejando la tarea sin hacer y lo que es peor "sine die".

Sólo está en nuestra mano el cambiar la situación. Si nos sucede algo parecido sólo tenemos que...

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En ocasiones a la hora de gestionar nuestros proyectos (ya sabéis, todo aquello que nos requiera más de una tarea para finalizarlo) puede resultarnos de utilidad crear una pequeña "hoja de ruta" en la que llevar un control visual rápido del estado de nuestro proyecto.

Sobre todo nos resulta útil en proyectos en los que vayamos trabajando sobre el papel y tengamos perfectamente localizados en carpetas. Esta pequeña hoja de ruta, o lista de tareas, o to-do´s o como queráis llamarlo, debe estar en una parte visible de nuestra carpeta física del proyecto. No tiene que ser nada sofisticada, una simple hoja con "tecnología manual" donde iremos apuntando las tareas que hay q ir haciendo para finalizar el proyecto, pueden estar ordenadas o no por linea temporal, importancia o simplemente sin ningún tipo de orden.

Una vez finalizada una tarea simplemente la tacharemos, de este modo de un sólo vistazo a la carpeta del proyecto podremos saber que cosas estan pendientes y decidir con cual de ellas seguiremos...

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Una persona de mi entorno laboral se quejaba un día amargamente de las contínuas interrupciones que sufría durante la jornada laboral. Aquel era un día como tantos otros, pero la diferencia era que en aquella ocasión debía realizar un trabajo que requería toda su atención, era un tema delicado y no podía permitirse el lujo de cometer errores, así que explotó con un "así no hay quien pueda hacer nada".

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¿Cuantas veces hemos intentado hacer algo y hemos fracasado en el intento? seguramente nos ha sucedido en muchas ocasiones.

Estos fracasos pueden ser consecuencia de un mal inicio, es decir, de una mala elección de los objetivos, o mejor dicho de una mala definición de los objetivos a cumplir.

¿Qué requisitos deben cumplir para que sean "buenos" objetivos? veamos algunas pistas:

Específicos: tener claro que es lo que queremos lograr. Medibles: debemos ser capaces de cuantificarlos para hacer un seguimiento. Alcanzables: no deben de ser fáciles, pero sí posibles de realizar. No podemos pretender hablar perfecto el chino mandarín en 2 h de estudio... pero sí quizá defendernos en unos meses. Relevantes: deben ser cosas que te importen, de este modo será más fácil lograrlo. Temporales: deben tener una fecha fin, no pueden prolongarse en el tiempo indefinidamente. Si no tenemos una meta clara en el tiempo caeremos en la trampa de postergarlo indefinidamente al no tener...

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Hoy me gustaría comentar en que consiste la planificación natural de proyectos. Básicamente consiste en aplicar cinco fases:

1.Propósitos y Principios

El propósito nos das las respuestas al ¿por qué? Con los propósitos logramos: Definir el éxito, sin él no podremos saber si lo hemos logrado o no. Genera criterios para la toma de decisiones. Dependiendo del propósito actuaremos de distinta forma. Distribuye los recursos. Motiva. Sin un propósito definido es difícil encontrar una motivación para realizar el proyecto. Aclara el enfoque. Hace aumentar las opciones y el pensamiento creativo. Los principios nos ayudan a definir los parámetros de la acción y los criterios para la óptima realización de la tarea. Son nuestros valores y nuestros estándares. A la hora de planificar una convención por ejemplo definiremos nuestros propósitos y principios que podrían ser: traer como ponentes a los mejores especialistas en la materia, atraer al menos a 200 personas al evento, nuestra motivación podría ser que la gente se fuera contenta después de la convención y que pensaran que fue algo útil.......

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Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.



David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

Contratar nueva secretaria Reformar la casa Fotocopiar un libro No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar...

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En el día de hoy a través de twitter Kelly Forrister (@GTDCoachKelly, por si quereis seguirla) de David Allen Co. hizo un pequeño "coaching" sobre GTD y la revisión semanal.

Para los que no pudisteis asistir, aquí os resumo un poco en que consistió el evento.

Kelly Forrister hizo una pequeña guía de 11 pasos:

Recopilar: todo lo que tengamos y colocarlo en el inbox. Vaciar el inbox y procesarlo: como siempre... delegar, tirar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente. Vaciar la mente: en una hoja de papel, un documento de word, cualquier cosa donde podamos apuntar todo lo que ronda por nuestra cabeza. Kelly Forrister nos da algunos consejos, pensar en temas familiares, trabajo, salud, reuniones, finanzas, mascotas... ¡Actualizate!: revisa tu lista de acciones. Revisa tu calendario atrasado, tal vez te de pistas sobre cosas...

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El otro día había hablado sobre las principales diferencias entre el GTD y el ZTD siempre desde el punto de vista del creador de esta última metodología, Leo Babauta. Hoy trataré de explicar los 10 hábitos fundamentales del ZTD. Como vimos en el anterior artículo, una de las críticas al GTD es que intenta cambiar muchos hábitos y de forma simultánea por lo que Leo Babauta en su ZTD lo que predica es que vayamos poco a poco adoptando cada hábito. Recomienda empezar por uno cada vez, centrarse en él unos días y cuando lo tengamos perfectamente asumido pasar al siguiente. En ningún caso deberíamos practicar más de 2 o 3 hábitos de forma simultánea.

Recopilar: anotar cualquier idea, proyecto o cualquier cosa que tengamos en la cabeza (muy similar a GTD). Recomienda utilizar un pequeño bloc de notas cuanto más sencillo mejor y una vez en casa vaciar las anotaciones a una lista “to-do”. Procesar: tomar...

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Para los que no conozcáis ZTD, o lo que es lo mismo Zen To Done, es una especie de GTD simplificado creado por Leo Babauta. Os recomiendo que visitéis su página web donde tiene interesantes artículos para profundizar en esta metodología. ¿Pero cuál es la diferencia entre el GTD y el ZTD? Para el creador de este sistema, el GTD resulta demasiado complejo para mucha gente que tal vez no necesite de un sistema tan completo como GTD. Para Leo Babauta hay 5 problemas principales que la gente tiene con GTD.

Cambios de hábitos: GTD supone demasiados cambios de hábitos al mismo tiempo, mientras que en el ZTD se hace de forma progresiva uno de cada vez y al mismo tiempo que se va adoptando el sistema. GTD no se centra en hacer, se centra más en recopilar y procesar, mientras que ZTD se centra más en hacer. Este punto ha sido de los más criticados en la metodología de David Allen por todos sus seguidores....

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En el primer número de la revista Productive Magazine lei un artículo de Alexander Kjerulf sobre la relación que hay entre ser feliz en el trabajo y la productividad.

Para el autor, la felicidad en el trabajo es más efectivo a la hora de elevar nuestra productividad que cualquier medio de organización personal como GTD, ZTD..., a los que no les quita mérito, pero de los que dice, tienen un impacto menor en nuestra productividad.

Para justificar esta afirmación nos da 10 motivos:

La gente feliz trabaja mejor con otros La gente feliz es más creativa La gente feliz soluciona problemas en vez de quejarse de ellos La gente feliz tiene más energía La gente feliz es más optimista La gente feliz está más motivada La gente feliz enferma con menos frecuencia La gente feliz aprende más rápido La gente feliz se preocupa menos al cometer un error La gente feliz toma mejores decisiones El problema viene ahora con la pregunta de causalidad, ¿es...

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Ya habíamos hablado de las 4 fases anteriores del GTD; recopilar, procesar, organizar, evaluar y por fin hemos llegado a la quinta y última fase propuesta por David Allen en su metodología de gestión del tiempo.

Esta fase consiste en facilitar buenas elecciones sobre lo que se ha en cualquier momento, pero...

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¿En que consiste el "Zero inbox"? El Inbox de nuestro correo puede considerarse como una bandeja de recopilación en el sistema GTD y debe de ser tratada como tal. Por lo tanto todos los mail en el inbox (mensajes recibidos/bandeja de entrada) deberán ser procesados y archivados en su lugar correspondiente dejando de esta manera nuestra bandeja de entrada siempre a cero. ¿Cómo lo hacemos? Una vez recibido un mail deberemos gestionarlo, bien con reglas de correo creadas en nuestro gestor de correo para que lo haga de forma automática, o bien hacerlo nosotros de forma manual, y dejarlos archivados en su sitio correspondiente. Para ello crearemos diferentes carpetas, según las categorías que vayamos a necesitar, por ejemplo: pendiente de hacer, llamadas, presupuestos, material de consulta, personal, etc. Ademas de esto podemos utilizar colores y etiquetas o categorias para diferenciar unos correos de otro, y luego a traves de los propios sistemas de búsquedas del gestor de correo encontrarlos de manera sencilla....

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Hoy voy a tratar el tema de la procrastinación, uno de nuestros mayores enemigos a la hora de gestionar nuestro tiempo. Pero, ¿qué es la procratinación? según la Wikipedia : "La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la acción de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más irrelevantes y agradables." Es algo en lo que todos caemos alguna vez, y que en caso de que se suceda de forma crónica puede ser incluso síntoma de algún tipo de desorden psicológico que debería de ser tratado. Pero no vayamos a situaciones tan extremas. Por norma general procrastinamos cuando dejamos de hacer cosas que son importantes para dedicar nuestro tiempo a cosas más agradables y por supuesto más inútiles. Esto lo hacemos por que percibimos las tareas importantes como algo desagradable de hacer por uno u otro motivo, a veces por que nos resulta aburrida,...

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Hoy quiero traeros un video muy interesante de David Allen y de como pone en practica parte de su sistema GTD. Dice que una imagen vale más que mil palabras, y en ocaciones es mucho más sencillo comprender las cosas cuando lo ves gráficamente que leyéndolo. Espero que podáis sacar alguna idea de este video.

Hoy me he decidido a tratar el tema del sistema de las 43 carpetas. Después de ver ayer el fantástico keynote de emilcar y su explicación de este método me doy cuenta de que a veces no queda suficientemente claro su funcionamiento, así que voy a intentar explicarlo de una forma sencilla, si es que soy capaz.

Este sistema de 43 carpetas fué propuesto por David Allen dentro de su metodología GTD.

¿En que consiste el sistema de 43 carpetas?

Pues en algo tan sencillo como utilizar 43 carpetas colgantes en un archivador para organizar nuestras tareas. De estas 43 carpetas utilizaremos 12 para nombrarlas de Enero a Diciembre y 31 para numerarlas del 1 al 31 para los días del mes.

¿Cómo funciona el sistema de las 43 carpetas?

Aquí es donde viene lo importante y lo que es básico entender. Ya sabemos que...

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Hace más de un año que se publicó este artículo en el blog Desencadenado, y lo rescato del "olvido" por que creo que puede resultar bastante interesante.

Se trata de un decálogo de consejos para no perder el tiempo, algunos de ellos muy útiles:

No juegues: Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar ya que cualquier otra cosa te hará perder tiempo. Desconéctate: Ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds, ver el correo…para no verte así apaga el router. Aíslate: Cuando de verdad necesites concentrarte deja claro que no se te puede molestar. Separa trabajo y familia: Dedica tiempos específicos a cada cosa y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día. Haz una lista: No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de...

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