Primera fase del GTD
El Sistema GTD (Getting Things Done) de David Allen consta básicamente y a grandes rasgos de cinco fases: Recopliar, Procesar, Organizar, Revisar y Hacer. Hoy voy a centrarme en la primera fase, recopilar.
Para llevar a cabo esta primera fase tendremos en cuenta dos cosas, que debemos recopilar, y como debemos hacerlo.
¿Que recopilar?
- Debemos recopilar todo lo incompleto a todos los niveles, tanto personal como profesional, sean urgentes e importantes o no. Cualquier cosa que queramos cambiar en un futuro, todos los "voy a..." así como los asuntos pendientes y en marcha. Debemos recogerlos en "contenedores" para luego decidir que son y que hacer con ellos, para que sea algo eficaz debemos vaciarlo periódicamente. Sin saberlo la mayoría ya estamos utilizando un "contenedor" para recopilar todo esto, habitualmente en la cabeza, pero el GTD se basa en sacar todo de la cabeza y recopilarlo en algún sitio confiable, así que debemos pasarlo a otro "contendor".
- Que herramientas de recopilación podemos utilizar:
- Una bandeja, de cualquier tipo de material, es lo más habitual para recopilar material escrito y también objetos físicos. Ejemplos, revistas, facturas, un reloj que tengamos que llevar a reparar...
- Hojas o libretas: perfectas para anotar ideas espontáneas, datos cosas para hacer.
- Notas electrónicas: el ordenador, una PDA, un móvi, nos sirven para recopilar cualquier tipo de datos.
- Grabación de voz: cualquier aparato que nos permita grabar la voz, móvil, contestador automático, grabadora, donde podamos grabar cosas que hemos de recordar.
- Correo electrónico: donde podremos acumular gran diversidad de datos.
¿Cómo hacerlo?
No vale sólo con tener una "bandeja de entrada" esta tiene que ser funcional y para ello tiene que cumplir tres requisitos:
- Sacarlo todo de la cabeza: las herramientas de recopilación tienen que estar siempre cerca para que cumplan su función.
- Tener el mínimo número de "bandejas de entrada" posibles: debemos tener tantas como necesitemos, pero siempre las menos posibles. Tienen que estar disponibles en cualquier situación o lugar. Si son demasiadas no podremos procesarlas con facilidad y constancia.
- Vaciar las "bandejas de entrada" periódicamente: No es sólo vaciar hay que procesar. Si no lo hacemos las bandejas de entrada sólo servirían para almacenar. Esto no significa que al vaciarlas tengamos que finalizar todo lo pendiente, debemos examinar, decidir y organizar lo pendiente en nuestro sistema. En ningún caso debemos devolverlo a la "bandeja de entrada" lo que nos llevaría a la segunda fase del GTD, procesar
¿Qué tipo de herramientas de "bandejas de entrada" utilizáis? ¿Con que frecuencia se vacían y procesan?