Según la Real Academia Española tarea significa "trabajo que debe hacerse en un periodo limitado de tiempo", esta definición incluye otro término importante "Trabajo", además de la limitación "Tiempo".
Si aplicamos el concepto de tarea al Project Management nos encontramos con que las tareas de un proyecto deben ser definidas en términos de trabajo y con limitaciones temporales, esto hace plantearnos las siguientes preguntas: ¿están las tareas de tu proyecto bien definidas?, ¿sabes el trabajo que supone cada tarea?, ¿cuando tienen que estar finalizadas las tareas?, ¿quién es el responsable de la tarea?
Las preguntas anteriores nos las debemos estar formulando constantemente como Project Managers, ya que en un porcentaje alto reside aquí el éxito de un proyecto, por ejemplo, es habitual encontrarse planificaciones de proyectos en las que no hay recursos, planificaciones definidas solo en términos de duración sin tener en cuenta el trabajo y viceversa. Las tareas de un proyecto deben incluir al menos lo siguiente:
- Descripción de la tarea
- Fecha de inicio
- Fecha de fin
- Recurso/s asignados
- Duración
- Trabajo
- % completado
- Presupuesto (€€€ o $$$)
- Responsable
Las tareas y su vinculación entre ellas son el alma de un proyecto junto con el equipo, sino prestamos la suficiente atención a la hora de definirlas, estimar el trabajo, asignarle la persona adecuada, los recursos necesarios, estamos condenando el proyecto al fracaso. Un proyecto tiene un procentaje alto de éxito cuando se tienen bien definidas las tareas en términos de duración, trabajo, presupuesto y lo más importante, asignadas las personas adecuadas para ejecutar las tareas en el momento adecuado, ya que cada tarea requiere a la persona adecuada con los conocimientos mínimos necesarios.
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