Planificar no es tarea sencilla, de hecho lo podemos considerar una mezcla entre ciencia y arte con un toque de magia (adivinar el futuro), una de las técnicas que propone el PMBOK para planificar es ir desarrollando los trabajos de forma gradual (Rolling Wave Planning) que ya lo he comentado en este post, ahora que ya sabemos la teoría, a continuación voy a comentar una de las formas en la que podemos planificar de esta forma con Microsoft Project.
Para este ejemplo voy a utilizar tres tareas (Tarea1, Tarea2 y Tarea3) y cuatro recursos (R1, R2, R3 y R4), las tres tareas están vinculadas entre ellas y tienen asigandas un recurso cada una (R1, R2 y R3) tal y como muestra la siguiente imágen:
Cada recurso tiene asigando un coste de 10 €/hora, esto hace que cada tarea tenga un coste diferente:
- Coste Tarea 1: 320 €
- Coste Tarea 2: 400 €
- Coste Tarea 3: 160 €
Imaginemos que la Tarea 1 se trata de un estudio de requerimientos o de de un análisis que condiciona la Tarea 2 y que la Tarea 2 es la que tenemos que definir en detalle, en nuestro caso, la vamos a desglosar en Tarea 2.1 y Tarea 2.2, antes de llegar a este punto tenemos que asegurarnos que tenemos definida la linea base del proyecto, en la siguiente imágen vemos que las Tarea 1 está completada y que está definido el coste previsto de las tareas
Ahora vamos a desglosar la Tarea 2 en las Tareas 2.1 y 2.2 para ello insertamos dos tareas nuevas entre la 2 y la 3, la Tarea 2 tenía una duración inicial de 5 días, para que el ejmplo sea mñas sencillo las Tareas 2.1 y 2.2 van a tener una duración de 2 y 3 días respectivamente y van a estar vinculadas, en este punto la planificación la tendriamos como se muestra en la imágen
A continuación bajamos de nivel las tareas 2.1 y 2.2 de forma que queden dependientes de la Tarea 2
Si mostramos el campo "Duración prevista" vemos que la Tarea resumen 2 sigue conservando la duración inicial de 5 días y que las tareas 2.1 y 2.2 no tienen todavía duración prevista, antes de introducir estas tareas en la línea base vamos a ver el tema de costes, para ello mostramos la tabla "Costo"
Si nos fijamos en el Costo Previsto de la Tarea resumen 2 vemos que está en 400 € que era lo inicial, ahora vamos a desglosar ese coste inicial (que coincide con el costo total) entre las tareas 2.1 y 2.2, para ello quitamos el recurso R2 de la Tarea resumen 2 y lo asignamos a la Tarea 2.1, y asignamos el recurso R4 a la Tarea 2.2, de esta forma conseguimos trasladar el coste de la tarea resumen 2 a las tareas 2.1 y 2.2 manteniendo el coste inicial de la tarea
De esta forma hemos conseguido descomponer la Tarea 2 en dos subtareas manteniendo el coste y la duración prevista, para finalizar debemos añadir las tarea 2.1 y 2.2 a la linea base para fijar la duración y el coste previsto, para eso primero seleccionamos las tareas a añadir (en nuestro caso las tareas 2.1 y 2.2) y seleccionamos en el menú Herramientas --> Seguimiento --> Establecer linea de base
Seleccionamos "Tareas Seleccionadas" y aceptamos, con esto ya hemos añadido las tareas 2.1 y 2.2 a la línea base, de esta forma podemos ir comparando lo previsto con lo real a nivel de estas tareas.
Al principio esta técnica de planificación gradual puede parecer engorrosa pero una vez que te acostumbras es muy útil ya que nos permite establecer los grandes paquetes de trabajo a alto nivel y luego ir desglosándolos manteniendo las duraciones previstas y los costes previstos. Espero que os sea útil
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