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abr 8

Publicado por: c.hofer
08/04/2010 16:37 

En muchas ocasiones por mucho empeño que pongamos en mejorar nuestra gestión del tiempo no lo logramos, al día le siguen "faltando horas".

El tiempo por mucho que queramos es inmutable, el día tiene las horas que tiene y no hay forma de cambiarlo, pero sí que podemos influir en cómo aprovechamos esas horas y sobre todo para qué las usamos.

Aquí van algunos consejos prácticos:

Analiza en qué gastas tu tiempo

Párate un momento a pensar en que tareas y proyectos has gastado tu tiempo estos últimos días. También puedes dedicarte durante 2 o 3 días para a anotar en una hoja cada tarea que haces y cuanto tiempo le dedicas para poder tener una visión más precisa. Por ejemplo: de 9 a 10 revisar el correo, de 10 a 10:30 café, de 10:30 a 11:15 reunión... Anota la hora de inicio y fin de cada tarea.

Selecciona tus tareas

El archiconocido Principio de Pareto nos puede resultar de gran ayuda llegados a este punto. Ya tenemos analizado cómo y en qué ocupamos nuestro tiempo, es hora de hacer una selección.  Pareto nos dice que el 20% de nuestro tiempo nos produce el 80% de resultados y que por lo tanto el 80% del tiempo restante sólo nos reporta un 20% de los resultados, es decir, básicamente estamos "perdiendo" el tiempo en un 80%. Analiza los datos obtenidos en el paso anterior e identifica esas tareas del 20%-80% las que realmente nos "crean valor", calcula cuanto tiempo liberarías desprendiendote de esas otras tareas 80-20%, las que apenas aportan. Tal vez con esta sencilla selección consigamos sacar unas "horas extras" al día que podremos utilizar para cosas que realmente nos aporten resultados.

Mantén tu sistema

Ya hemos analizado nuestro "consumo" de horas y ya hemos hecho una selección de tareas librándonos de las menos eficaces para conseguir los resultados deseados, así que llega la hora de mantener nuestro sistema en marcha y funcionando. Es muy importante que no volvamos a caer en cargar nuestros días haciendo cosas innecesarias por lo que será necesario volver a revisar de vez en cuando en qué gastamos nuestro tiempo y si esas tareas siguen aportando algo. Recuerda que vivimos en un mundo muy cambiante y cosas que a día de hoy nos pueden parecer indispensables, mañana pueden no tener ningún sentido.

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2 Comentarios...

Re: Soltando lastre

Veo que enlazas a otro artículo sobre Nozbe. En lo que a herramientas inspiradas en GTD se refiere, siempre me ha gustado, por encima de cualquier otra, ThinkingRock. Creo que es la que mejor plasma el flujo de GTD. La lástima es que es una aplicación de escritorio "clásica". Si existiera en versión web, sería perfecta.

Un saludo,

Manuel Delgado

Por Manuel Delgado el   09/04/2010 9:46

Re: Soltando lastre

Hola Manuel,

Lo primero gracias por tu comentario.

No conocía el programa de ThinkingRock, tendré que ojearlo con más calma. Yo actualmente utilizo Things para Mac por que me resulta bastante cómodo por su sencillez y usabilidad y cubre perfectamente mis necesidades.

¿Herramienta vía web o herramienta de escritorio? esa es la gran pregunta, creo que depende un poco de las necesidades de cada uno. Quizá sea buena idea hablar un poco sobre ello en un próximo artículo.

Un saludo

Por c.hofer el   09/04/2010 9:53

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