Las llamadas telefónicas pueden ser uno de nuestros mayores enemigos en nuestra productividad personal, por eso es muy importante saber gestionarlas de la manera correcta.
Como es evidente, dependerá de nuestro trabajo el gestionar las llamadas de una forma o de otra, pero a nivel particular, fuera de nuestro entorno laboral, podremos gestionarlas con mayor libertad.
¿Por donde empezar?
Lo principal es averiguar como nos afectan las llamadas en este momento. Cuanto tiempo nos quitan en el día a día. Para ello debemos analizar nuestras llamadas.
- ¿Nos llaman o llamamos?
- ¿Quien nos llama o a quien llamamos?
- ¿Con que frecuencia?
- ¿Que duración tienen nuestras llamadas?
- ¿Que motivo tiene la llamada?
- ¿Son llamadas productivas o perdemos el tiempo hablando de cosas banales?
Con todos estos datos seremos capaces de tener una mejor visión de nuestras llamadas para tomar las decisiones más acertadas a la hora de mejorar nuestra gestión.
Llamadas entrantes
Podremos mejorar nuestra gestión de la siguiente manera:
- Aceptando llamadas sólo en un horario determinado, siempre que nuestro trabajo nos lo permita.
- Tener la información necesaria para la llamada preparada si ya sabemos que nos van a llamar.
- Limitar el tiempo de la llamada al empezar la conversación. Un simple "tengo cinco minutos" bastará siempre que cumplamos el tiempo que hemos establecido finalizando la conversación.
- Dejar que la secretaria o un compañero se ocupe de las llamadas durante un tiempo para evitar interrupciones. Es importante que la/s persona/s que reciban las llamadas durante ese tiempo tomen buena nota de las llamadas recibidas para gestionarlas más tarde.
- Avisar a los compañeros que durante los próximos minutos/horas no podremos atender llamadas.
- Y el más drástico de todos, no contestar el teléfono.
Llamadas salientes.
- Estas resultan más fáciles de gestionar al depender totalmente de nosotros. Algunos consejos:
- Planificar nuestras llamadas, tener preparado todo lo necesario, anotados los puntos a tratar, persona de contacto, motivo de la llamada, documentos, material para tomar notas...
- Procurar hacer llamadas cortar, tener a la vista un reloj nos ayudará a controlar el tiempo.
- Intentar agrupar nuestras llamadas salientes en varios momentos del día y hacerlas todas juntas hasta terminar con todas las llamadas.
El teléfono móvil
En la actualidad ya es casi más un complemento más del día a día como si de una prenda más de ropa se tratara. Lo llevamos todo el día encima, encendido y siempre disponible. Puede ser un gran aliado, pero también el peor de nuestros enemigos.
Si necesitas concentración absoluta apágalo, no tengas miedo, el mundo seguirá girando aunque lo hagas. Ten presente que el móvil es una herramienta y que tú no eres su esclavo 24/7.
Si estás localizable en un teléfono fijo es ridículo tener ambas vías de comunicación abiertas.
Aprovéchate de la tecnología, llamada en espera, contestador, desvío de llamadas... está ahí para ayudarnos.
¿Y tú, cómo gestionas tus llamadas?
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