A la hora de gestionar los proyectos las reuniones son algo fundamental, pero hay que tener mucho cuidado con hacer demasiadas reuniones o de forma innecesaria.
Las reuniones deben de ser eficaces y deben cumplir un propósito, no deben ser una fuente de pérdida de tiempo y de recursos.
Aquí van algunas recomendaciones para organizar las reuniones:
- Determinar quién debe asistir.
Es importante tener claro que componentes del equipo deben asistir a al reunión si lo que va a tratar les interesa o no y si ellos pueden aportar a esa reunión.
- Aclarar el objeto de la reunión.
El objeto de la reunión debe estar claro antes de convococarla y también debe comunicarse a todos los asistentes para que tengan preparado toda la documentación, datos, reportes... que puedan ser necesarios.
- Fijar un "orden del día".
Una vez tengamos claro el objeto de la reunión es importante hacer un listado concreto de los temas a tratar y procurar ceñirse al máximo al mismo.
- Fije la duración de la reunión previamente o al comenzar.
Esto nos ayudará, no sólo a evitar que las reuniones se prolonguen de forma innecesaria, si no también a que los asistentes puedan organizar su agenda del día sabiendo cuanto tiempo van a estar reunidos de antemano. Es obvio que la duración prevista está para cumplirla, nada de decir que va a durar 1h y prolongarla durante 3h...
- Defina las acciones futuras.
Una reunión debe dar como fruto acciones futuras que deberán ser gestionadas de la forma correcta.
- Disponga que alguien redacte un acta.
Una vez terminada la reunión es importante que quede por escrito lo que se trató y las acciones futuras que han salido de ella.
- Provocar la aparición de ideas y alternativas.
Dejar siempre unos minutos para ideas y sugerencias, pero contar siempre con ese tiempo a la hora de hacer el orden del día.
- ¿Reuniones periódicas o ocasionales?
Personalmente no soy partidario de las reuniones periódicas, en muchas ocasiones aportan menos de lo que deberían. Mejor determinar cuando es realmente necesaria una reunión y hacerla que no establecer por norma unas determinadas fechas.
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