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ene 24

Publicado por: c.hofer
24/01/2011 22:07 

Hoy voy a daros algunos consejos sobre cosas que debéis evitar hacer al gestionar vuestro email.

  1. Revisarlo cada pocos minutos. Esto es un fallo grave que nos interrumpe contínuamente. A menos que vuestro trabajo requiera revisar el mail contínuamente debeis evitarlo a toda costa. Con revisar el mail 3-4 veces al días es más que suficiente. Debemos romper esa mail-dependencia que puede arruinar nuestra productividad.
  2. No utilizar reglas ni filtros. Siempre soy partidario de simplificar todo lo máximo posible, si recibimos pocos mails al día no será necesario tener reglas ni filtros, pero si recibimos una cantidad ya considerable de mails estos filtros nos ayudaran y mucho a organizarnos. Con ellos podremos diferenciar rápidamente mails importantes de otros que no lo son, y sobre todo seremos capaces de clasificarlos automáticamente. Es importante que aprendamos a usar los filtros y reglas de nuestro programa o correo web. Y recordad siempre las menos posibles para mantenernos organizados.
  3. Contestar los mails inmediatamente. Muchos cometemos este error, y yo me incluyo. A veces dejamos de hacer una tarea importante a medias por contestar un mail inmediatamente, cuando en realidad no es nada urgente y podemos dejarlo para más tarde. Debemos intentar reprimir un poco el ansia por contestar a cada mail según lo leemos y esperar a hacerlo en el momento más adecuado.
  4. Apuntarte a listas de publicidad. Este es un error que aunque parezca mentira es bastante común en mucha gente. Bastantes mails basura recibimos todos los días como para apuntarnos voluntariamente a más.
  5. No darnos de baja en listas de correo que ya no nos interesan. Relacionado con el punto anterior. Quizá hace tiempo esa lista de correo a la que estabas suscrito era de tu interés, pero debemos darnos de baja de todo aquello que ya no sea necesario ni útil.
  6. No anotar las tareas que implica el mail. En ocasiones un mail puede traer consigo una tarea a realizar en el futuro. Debemos capturar esa tarea en nuestro sistema, ya sea en nuestra bandeja de entrada o directamente en el proyecto o lugar que corresponda.
  7. No saber utilizar las búsquedas en el mail. Si no somos capaces de dominar las herramientas que utilizamos estamos perdidos. Las búsquedas en el mail pueden ayudarnos a ser más productivos si sabemos usarlas del modo correcto. Aprende a utilizar las búsquedas de tu gestor de correo o webmail.
  8. No ser preciso a la hora de redactar o responder nuestros mails. Esto es muy importante, ser precisos nos ayuda a ser más productivos a nosotros y también a la persona que recibe el mail.  No hay nada peor que recibir un mail que no va directo al grano.
  9. No saber utilizar un asunto adecuado. Lo primero que vemos al recibir un mail es el asunto. Mucha gente le da poca importancia a este apartado, pero en realidad es el primer filtro para organizar nuestros correos. Es mejor utilizar un asunto claro y conciso que haga referencia al tema que se trata en el mail.
  10. No utilizar etiquetas y carpetas. A la hora de gestionar nuestro correo y organizarlo las carpetas y etiquetas son fundamentales. Podemos combinarlas con las reglas y filtros que definamos para organizarlos automáticamente al recibirlos, o bien organizarlos de forma manual posteriormente. En cualquier caso debemos procurar tener las carpetas y etiquetas justas y necesarias, si utilizamos demasiadas serán más un problema que una ayuda.

¿Se te ocurre algún otro error a evitar al gestionar nuestro correo?

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3 Comentarios...

Cómo redactar un asunto

Hola, muy interesante el post. Aquí dejo una aportación al mismo que escribí hace tiempo sobre los "asuntos" en el mail.
yoideotucreas.blogspot.com/2008/09/10-recomendaciones-para-escribir-bien.html
Espero que sirva para completar el punto número 9.
Un saludo.

Por Jesús Sarmiento el   25/01/2011 9:27

Re: 10 errores a evitar al gestionar tu email

Hola Jesús,

Muchas gracias por tu aportación son buenos consejos para redactar los asuntos en el mail.

Un saludo

Por c.hofer el   25/01/2011 9:23

Re: 10 errores a evitar al gestionar tu email

Interesante resumen. Se nota que haces timeboxing y pomodoro...

Por Alberto Sáenz el   25/01/2011 20:50

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