Ya ha salido publicada la revista de la AEPDP correspondiente al mes de noviembre de 2011, para este número he contribuido con el artículo "Visualizar el proyecto aumenta las probabilidades de éxito", que os pongo a continuación:
"Dar forma a un proyecto a partir de una idea no suele ser tarea sencilla, en esa tarea suelen intervenir muchas personas con diferentes puntos de vista y formas diferentes de entender el proyecto, ¿cómo podemos conseguir dar forma al proyecto y además que todos entendamos lo mismo?
En ese proceso de dar forma al proyecto a partir de la idea tenemos que recopilar y analizar mucha información, cada persona interesada en el proyecto aportará una información diferente, información normalmente generada desde diferentes puntos de vista, por lo que unificar la información y que todas las personas entiendan lo mismo a partir de esa información se vuelve tarea complicada, ¿qué podemos hacer?
La información es más sencilla de comprender y asimilar cuando somos capaces de visualizarla, actualmente estamos en una época en la que estamos sometidos a un exceso de información, sufrimos infoxicación, esto hace que nos cueste prestar atención y concentrarnos en la información que nos llega en forma tradicional como por ejemplo en texto. Cuando recibimos un email un poco extenso nos cuesta trabajo asimilarlo, ¿quién no ha tenido que imprimir algún email para leerlo y releerlo para que después de un tiempo poder comprender lo que ahí nos ponían?, es cierto que cuanta más información recibimos más nos cuesta asimilarla, por este motivo empiezan a ser interesantes nuevas formas de consumir la información como la información visual, ya que en menos tiempo y con menos esfuerzo somos capaces de asimilar la misma información.
Volvemos al caso con el que comencé el artículo, queremos transformar una idea en un proyecto, proceso en el que intervienen muchas y diferentes personas, si lo hacemos de una forma clásica, cada persona escribe lo que quiere que sea y se haga en el proyecto, otras personas recopilarán esa información, la unificarán y la volverá a transmitir, en ese camino puede que se pierda información y que los participantes del proceso entiendan cosas diferentes, veamos cómo podemos mejorar el proceso mediante técnicas y herramientas de visualización:
- Comenzamos a partir de una idea central en un mapa mental, a partir de esa idea todos los participantes añaden sus ideas, en qué se componen, etc… además ese mapa mental tiene que visualizarse, por ejemplo podemos crearlo mediante post-its en una pared visible a todos y luego guardarlo en formato electrónico con un software de mapas mentales
- A partir de ese mapa mental, vamos a dar forma al producto / servicio del proyecto, para esto utilizaremos una técnica de dibujo de producto / servicio, esto consiste en dibujar el futuro producto / servicio e ir añadiendo características que debe tener. En el caso de servicio podemos dibujar una persona que será la receptora del servicio e ir añadiendo en cada una de las partes (cabeza, manos, pies, etc…) cómo debería ser el servicio desde el punto de vista del consumidor. Aquí podemos utilizar imágenes o dibujos y complementarlos con post-its, por ejemplo podemos hacerlo en otra pared de la misma sala, de esta forma tendremos en una pared la idea de la que partimos con sus componentes y en otra el producto / servicio que queremos generar, esto lo podemos completar mediante historias utilizando la técnica de storytelling, ya que así alguien ajeno al proyecto lo puede comprender de forma sencilla y mediante una historia se explica qué es y qué características tiene que tener el producto / servicio del proyecto
- Una vez que sabemos lo que tiene que generar el proyecto, descomponemos en paquetes de trabajo que tendremos que llevar a cabo, para ello utilizaremos una EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), EDT que haremos de forma visual en otra pared, podemos utilizar también post-its, aunque luego lo guardemos en una herramienta informática.
- La cuarta pared la reservamos para crear el diagrama de red, el Gantt y/o un tablero Kanban del proyecto, de esta forma en una única sala y de forma muy visual cualquier persona puede ver el origen del proyecto, qué es lo que tiene que generar, qué es lo que hay que hacer y en qué orden.
Con una sala así, ¿cómo crees que estarían de alineados todos los interesados en el proyecto?, ya no puede haber dudas, con esto evitamos una de las mayores causas de fracaso de un proyecto: “la falta de información y comunicación entre interesados, clientes, sponsors, equipo, etc…”
¿Te imaginas un equipo de proyecto con una sala así?, ¿no crees que facilitaría la información y comunicación?, ¿no aumentarían las probabilidades de éxito del proyecto?
La información hay que visualizarla y el proyecto también, de esta forma evitaremos falta de información y malos entendidos y potenciaremos el sentimiento de pertenencia al proyecto. A partir de ahora haz que tus proyectos sean visuales y que todas las personas que estén relacionadas con él sean capaces de visualizarlo, ya verás cómo aumentan las probabilidades de éxito."
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