Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta una organización es la de controlar y asignar apropiadamente los recursos de los que dispone, para ello es necesario tener centralizada la gestión de todos lo recursos y conocer su disponibilidad y capacidad para que puedan ser asignados a los distintos proyectos de la organización. Ms Project nos permite tener centralizados los recursos empresariales de forma que a la hora de signar tareas a un recursos podemos ver su disponibilidad en la fecha que lo necesitamos.

La forma de tener centralizados los recursos con Ms Project es creando un "Fondo de Recursos", para ello creamos un fichero de project en el que cargamos todos los recursos disponibles, este fichero debe ser único ya que todos los proyectos de la organización deberán utilizar este "Fondo de Recursos". Cuando creamos un nuevo proyecto debemos indicar que utilice los recursos del "Fondo de Recursos", para ello utilizaremos el comando"Compartir Recursos", este comando se encuentra en el menú Herramientas-->Compartir Recursos-->Compartir Recursos y ahí se indica que utilice los recursos del "Fondo de Recursos"

En el "Fondo de Recursos" podemos visualizar a qué proyectos y tareas están asignados los recursos y visualizar la disponibilidad de cada uno de ellos, también el Project Manager a la hora de asignar recursos a las tareas visualiza la disponibilidad y en caso de conflicto con otros proyectos se puede modificar la asignación en función de la prioridad.