Christian Höfer

Algunos consejos para no perder el tiempo

Tue, 11 Nov 2008 09:24:53 GMT

Hace más de un año que se publicó este artículo en el blog Desencadenado, y lo rescato del "olvido" por que creo que puede resultar bastante interesante.

Se trata de un decálogo de consejos para no perder el tiempo, algunos de ellos muy útiles:

No juegues: Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar ya que cualquier otra cosa te hará perder tiempo.
Desconéctate: Ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds, ver el correo…para no verte así apaga el router.
Aíslate: Cuando de verdad necesites concentrarte deja claro que no se te puede molestar.
Separa trabajo y familia: Dedica tiempos específicos a cada cosa y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día.
Haz una lista: No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de texto (o una hoja de una libreta) sirve. De lo que se trata es de tener visibles qué cosas tienes por hacer, de manera que no lleguen las ocho de la tarde y descubras de repente que tenías que haber llamado a un cliente, haber hecho una transferencia, haber enviado una oferta…
Ponte límites: Toda tarea, por muy engorrosa que resulte, debe tener una fecha límite sino siempre acabarás retrasando aquello que no te guste.
Empieza: Si a pesar de todo hay tareas que no eres capaz de abordar, márcate como objetivo dedicar solo cinco minutos a ellas. Si luego no puedes seguir, al menos habrás hecho un poquito. Pero lo más probable es que una vez en faena descubras que no es para tanto, y puedas seguir hasta terminar.
Planifica: Márcate un objetivo para el día y revisa lo que te propusiste, si hay mucha diferencia piensa en que debes cambiar.
Registra: Debes conocer cuando tiempo te ocupa cada tarea para poder establecer expectativas realistas de tiempo con respecto a tus objetivos.
Delega: Si hay tareas que te resultan muy difíciles de abordar, paga a alguien para que las haga por tí. Aunque te cueste un dinero, a la larga acaba compensando tener más salud mental, no quemarte en tareas odiosas, y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente hacer crecer y prosperar a tu empresa.

Evernote

Thu, 23 Oct 2008 09:10:59 GMT

Una herramienta para gestionar nuestras notas.

Evaluar: cuarta fase del GTD

Wed, 01 Oct 2008 20:28:53 GMT

Siguiendo los anteriores artículos sobre las diferentes fases del GTD pasamos a la cuarta fase: Evaluar

Ya hemos recopilado, procesado y organizado, pero todo esto no tiene sentido si no llevamos a cabo una revisión. El éxito del sistema reside en la REVISIÓN SEMANAL. Todo lo que requiera acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar tener que recordarlo. Por lo tanto debemos revisar semanalmente todos los “frentes abiertos”: proyectos, próximas acciones, a la espera, tal vez/algún día…

Durante la revisión semanal debemos, según David Allen:

Reunir y procesar todas las cosas
Revisar el sistema
Poner al día las listas
Estar limpio, despejado, al día y completo.

Organizar, tercera fase del GTD

Tue, 24 Jun 2008 20:22:10 GMT

Ya habíamos hablado sobre las dos fases anteriores, Recopilar y Procesar, en esta ocasión hablaremos de la tercera fase: ORGANIZAR.

Como habíamos visto a la hora de procesar, llegado a un punto debíamos determinar si eran o no necesarias acciones sobre las tareas pendientes. En esta tercera fase volvemos a distinguir las que tienen acciones de las que no.

Para las cosas que requieren acción emplearemos varias herramientas:

Lista de Proyectos: debemos partir de la definición que hace David Allen de proyecto "es cualquier resultado deseado que requiera más de un paso". La lista no tiene orden, ni por importancia ni por tamaño, simplemente se utiliza para revisar los proyectos en marcha y ver si se han decidido las acciones siguientes. Un proyecto no "se hace" por si mismo, lo que se hace son las acciones relacionadas con él hasta que se finalice. El material de apoyo para un proyecto debe organizarse por temas o asunto que trate, en ocasiones puede archivarse con el material de consulta. Es mejor archivarlo en un lugar fuera de nuestra vista, aunque en ocasiones será necesario tenerlo a mano si hacemos frecuentes consultas del material.

El punto de inflexión es decidir cual será nuestra siguiente acción. No debemos tener en cuenta para el listado las acciones que requieran menos de dos minutos, o las acciones ya realizadas, pero sí las que han de suceder en un momento concreto y que debemos anotar en la agenda, las que tenemos que hacer lo antes posible y que debemos añadir a "próximas acciones" y las que deben hacer los demás y que anotaremos en la lista de "a la espera".

Calendario/Agenda: En la agenda podemos incluir:

Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.
Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.
Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

Lista de acciones siguientes: aquí es donde anotaremos todos los recordatorios. Junto con la agenda será la base de la organización de tareas diarias. Por ejemplo: llamar al médico, preparar el plan de marketing, revisar informe de costes...

Podremos consultar esta lista en cualquier momento y revisar que tenemos pendiente. En el caso de que sea una lista muy numerosa, podemos organizarlo por categorías como llamadas, preguntas para la reunión etc.

Para las cosas que NO requieren acción, habiamos visto tres posibles soluciones:

Desechar: debemos tirar cualquier cosa innecesaria para evitar que se mezcle con elementos importantes. Es fundamental mantener nuestro sistema "limpio".

Incubación: son cosas para las que ahora no disponemos de tiempo, pero que pueden resultar de interés algún día. Para tener bajo control estas cosas podemos hacer:

Listas de algún día / tal vez: añadiremos posibles futuros proyectos. Para que sea útil debemos revisarla periódicamente.
Archivo de seguimiento: anotamos un recordatorio en el calendario para refrescarnos esa información en un día concreto. Por ejemplo: "dentro de un mes caduca el pasaporte, ¡renovar!" o "falta un mes para presentar la declaración de la renta".

Material de consulta: Material que tiene información importante para un futuro y que debemos archivar para recuperarlos facilmente cuando sean necesarios. Podemos archivarlos por temas específicos o en archivos de consulta general en el caso de que no los podamos incluir en ninguna categoría concreta. Es muy importante archivar de forma correcta para que resulte útil.

Procesar, segunda fase de GTD

Thu, 05 Jun 2008 20:25:35 GMT

Ya había comentado algo acerca de la primera fase del GTD recopilar. Hoy nos centraremos en el siguiente paso: PROCESAR.

Una vez que hemos recopilado todo, como veíamos en la primera fase debemos identificar correctamente qué es exactamente lo que tenemos recopilado, de que se trata, para poder decidir si requiere una acción o no.

Si no requiere acción tenemos tres posibilidades:

Se trata de algo innecesario y desechable: debemos tirarlo a la basura.
No es necesario ahora, pero sí lo puede ser en un futuro, debemos incubarlo y añadirlo al calendario.
Es información útil para la consulta, debemos introducirlo en nuestro sistema de archivo.

En el caso de que sí requiera acción, debemos contestar a dos cuestiones:

¿A que proyecto o resultado deseado corresponde? y añadirlo a la lista de proyectos hasta que se complete.
¿Cual es la siguiente acción que requiere? ¿cual es el próximo paso físico a seguir para completarlo? Puede ser hacer una llamada, una reunión, completar unos formularios, preparar un informe etc.

Una vez tomada la decidida la acción a tomar, tendremos tres posibilidades:

Hacerlo: si nos lleva menos de 2 minutos, hacerlo en el mismo momento que se define la acción.
Delegarlo: si son más de 2 minutos y no somos la persona adecuada para hacerlo debemos delegarlo.
Posponerlo: si son más de 2 minutos y sí somos la persona adecuado debemos añadirlo a la lista de acciones siguientes.

En la próxima ocasión trataremos la siguiente fase: ORGANIZACIÓN.

Recopilar

Tue, 27 May 2008 19:43:50 GMT

Primera fase del GTD

Actualización de OmniFocus

Mon, 19 May 2008 22:01:10 GMT

Programa de gestión del tiempo para usarios de Mac

Nozbe, GTD online.

Tue, 13 May 2008 08:09:54 GMT

Hace ya algún tiempo hablé de Remember the Milk para hacer GTD vía web y hoy quiero hablaros de algo más o menos similar: Nozbe.

GTD Basico, las 5 fases

Wed, 16 Apr 2008 09:09:46 GMT

Bueno hoy comentaremos a grandes rasgos las 5 fases en las que se basa el GTD. En próximos artículos intentaremos profundizar un poco más en cada una de ellas.

Remember The Milk

Thu, 10 Apr 2008 16:51:19 GMT

Con este original nombre, Remember the milk se presenta esta Beta para poder gestionar nuestras tareas de forma online. Crearse una cuenta es totalmente gratuito aunque si queremos disponer de Milksync, para sincronizar nuestras tareas con otros aparatos y programas deberemos pagar la cuenta Pro.

Ladrones de tiempo

Wed, 02 Apr 2008 09:13:59 GMT

Las visitas inoportunas

Things en fase beta

Wed, 02 Apr 2008 08:47:14 GMT

Hace tiempo ya os habia hablado de Things, y que se encontraba en su fase Alfa, a día de hoy ya podemos disponer de él en fase Beta.

El lanzamiento definitivo esta previsto para la primavera del 2008 a un precio de $ 49, aunque podremos disfrutar de una rebaja de $ 10 si nos subscribimos antes de su lanzamiento.

En la Beta no esta todo operativo, pero sí que podremos ver si el programa se puede adaptar o no a nuestras necesidades.

Backpack

Thu, 13 Mar 2008 00:05:50 GMT

Hoy quiero hablaros sobre Backpack.

Se trata de un servicio web donde podremos organizar y gestionar nuestra información de una forma sencilla. Podemos incluir notas, "to-do", imágenes, archivos, y luego incluso compartirlo con amigos, compañeros de trabajo o quien queramos.

Podemos crear una intranet de forma sencilla. Cualquier contenido puede ser de carácter privado o si queremos podemos compartirlo con otras personas. También tenemos un calendario que nos puede ayudar a coordinar un grupo de trabajo y de esta manera saber cuando y quien esta libre para reunirse.

Otra de las ventajas es que se pueden enviar notas, tareas, imágenes, archivos a través de email a una página de Backpack lo que nos abre muchas posibilidades.

También tenemos la opción de crear avisos vía email o incluso al móvil a modo de recordatorios.

En su página web podréis ver un pequeño video explicativo e informaros mucho más acerca de este servicio web.

Tienen una cuenta gratuita de hasta para 2 usuarios, 5 páginas y sin capacidad de almacenamiento de archivo. El resto de modalidades son de pago, y van desde los $ 12 a los $ 149.

Si utilizais el método de "GTD" es totalmente compatible.

Administrar las acciones

Wed, 12 Mar 2008 08:39:55 GMT

El manejo del tiempo, de la información, lo que hagamos con nuestro cuerpo y el enfoque de prioridades son las opciones con las que contamos a la hora de asignarles unos recursos limitados. Lo fundamental es tomar las decisiones adecuadas con lo que tenemos que hacer en cualquier momento, es decir como administramos nuestras acciones.

Resulta muy dificil administrar accciones que aun no se han identificado o sobre las que no hemos tomado una decisión.Para llevar a buen puerto un proyecto (sea el que sea) necesitamos decidir cuales son las acciones a realizar para que de esta manera avance. Muchas veces nos vemos abrumados por el número de proyectos que tenemos abiertos y por eso es tan necesario definir los pasos a seguir para verlos finalizados, este es el mayor problema, la falta de claridad y no la escasez de tiempo.

El enfoque de abajo hacia arriba.

Aunque a priori parece más importante definir los grandes proyectos para luego definir los objetivos críticos y posteriormente centrarnos en los detalles, en la práctica resulta más eficaz un enfoque contrario, de abajo hacia arriba. Controlar el día a día será la mejor manera de ampliar nuestros horizontes. En caso contrario, si no somos capaces de gestionar esas tareas diarias seremos incapaces de gestionar metas mayores pues estaremos contínuamente lastrados por la mala gestión del día a día.

Tenemos que combinar el control horizontal y el vertical. Con el horizontal conseguimos mantener una coherencia entre todas las actividades que tenemos en marcha pudiendo enfocar nuestro centro de atención en una o en otra según nuestras necesidades. Con el vertical haremos la verdadera planificación de proyectos con la que podremos desarrollar las ideas, los detalles, las prioridades y la secuencia de acciones.

El cambio que necesitaremos hacer es sacar todo de nuestra cabeza, poner en algún sitio confiable que es lo que queremos hacer para lograr nuestros objetivos y completar nuestros proyectos. Nuestra mente no es capaz de gestionar esos numerosos proyectos en marcha y debemos "liberarla" para poder rendir a un alto nivel sin tener que preocuparse o divagar recordando las tareas pendientes. Ese será nuestro principal objetivo, cambiar nuestra forma de hacer las cosas.

Por qué tenemos cosas en la mente

Mon, 25 Feb 2008 18:26:45 GMT

La mente ocupada

Gestionar eficazmente nuestro tiempo en internet

Fri, 22 Feb 2008 10:49:49 GMT

Lectores RSS

Easy Task Manager

Mon, 28 Jan 2008 16:17:23 GMT

Un programa para Mac y Windows.

Things

Wed, 19 Dec 2007 12:15:13 GMT

Un nuevo programa para gestionar "To-Do´s" en versión Alpha

MindManager

Mon, 03 Dec 2007 12:31:09 GMT

Otro programa para gestionar nuestro tiempo y nuestros proyectos es el MindManager Pro 7, En el enlace podreis ver una demostración del programa y de como podemos gestionar nuestros proyectos con él de una forma rápida y sencilla.

Esta disponible tanto para la plataforma PC como para la plataforma Mac.

Omnifocus

Mon, 03 Dec 2007 12:30:01 GMT

Los usuarios de Mac interesados en la gestión del tiempo están de enhorabuena. Omni Group ha sacado una nueva versión Beta de su programa OmniFocus.

Este programa esta basado en la metodología de GTD (Getting Things Done) de David Allen, permite poner en practica lo expuesto en su libro.

Si estais interesados en conocer algo más sobre este programa, podeis ver una demo aquí.