Christian Höfer

Las interrupciones telefónicas

Tue, 09 Mar 2010 18:15:00 GMT

Una persona de mi entorno laboral se quejaba un día amargamente de las contínuas interrupciones que sufría durante la jornada laboral. Aquel era un día como tantos otros, pero la diferencia era que en aquella ocasión debía realizar un trabajo que requería toda su atención, era un tema delicado y no podía permitirse el lujo de cometer errores, así que explotó con un "así no hay quien pueda hacer nada".

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Un buen objetivo: la base para lograr el éxito.

Mon, 20 Jul 2009 17:28:31 GMT

¿Cuantas veces hemos intentado hacer algo y hemos fracasado en el intento? seguramente nos ha sucedido en muchas ocasiones.

Estos fracasos pueden ser consecuencia de un mal inicio, es decir, de una mala elección de los objetivos, o mejor dicho de una mala definición de los objetivos a cumplir.

¿Qué requisitos deben cumplir para que sean "buenos" objetivos? veamos algunas pistas:

Específicos: tener claro que es lo que queremos lograr.
Medibles: debemos ser capaces de cuantificarlos para hacer un seguimiento.
Alcanzables: no deben de ser fáciles, pero sí posibles de realizar. No podemos pretender hablar perfecto el chino mandarín en 2 h de estudio... pero sí quizá defendernos en unos meses.
Relevantes: deben ser cosas que te importen, de este modo será más fácil lograrlo.
Temporales: deben tener una fecha fin, no pueden prolongarse en el tiempo indefinidamente. Si no tenemos una meta clara en el tiempo caeremos en la trampa de postergarlo indefinidamente al no tener un "plazo" claro para cumplirlo. Nuestra "amiga" la procrastinación aparecerá para ayudarnos a demorar las cosas "sine díe".

Veamos algunos ejemplos de objetivos:

Aumentar las ventas MAL

Aumentar las ventas un 2% durante el tercer trimestre BIEN

Hacer ejercicio MAL

Salir a correr Lunes y Miercoles 1 h durante el próximo año BIEN

Un buen objetivo puede ser por tanto la clave para lograr el éxito, aunque no lo garantice, pero comenzar con un mal objetivo definido de forma pobre e incompleto nos asegura prácticamente el fracaso.

Planificación natural de proyectos.

Thu, 02 Jul 2009 20:44:15 GMT

Hoy me gustaría comentar en que consiste la planificación natural de proyectos. Básicamente consiste en aplicar cinco fases:

1.Propósitos y Principios

El propósito nos das las respuestas al ¿por qué? Con los propósitos logramos:

Definir el éxito, sin él no podremos saber si lo hemos logrado o no.
Genera criterios para la toma de decisiones. Dependiendo del propósito actuaremos de distinta forma.
Distribuye los recursos.
Motiva. Sin un propósito definido es difícil encontrar una motivación para realizar el proyecto.
Aclara el enfoque.
Hace aumentar las opciones y el pensamiento creativo.

Los principios nos ayudan a definir los parámetros de la acción y los criterios para la óptima realización de la tarea. Son nuestros valores y nuestros estándares.

A la hora de planificar una convención por ejemplo definiremos nuestros propósitos y principios que podrían ser: traer como ponentes a los mejores especialistas en la materia, atraer al menos a 200 personas al evento, nuestra motivación podría ser que la gente se fuera contenta después de la convención y que pensaran que fue algo útil....

2. Resultados

Es importante que visualicemos el resultado que queremos obtener, debemos crear una imagen clara de lo que queremos y concentrarnos en ella. Un corredor tiene claro en su mente que su objetivo es llegar a la meta para finalizar su cometido, con nuestro proyecto ocurre algo parecido, debemos ver cual es la meta que queremos alcanzar.

¿Cuál es nuestro objetivo con este proyecto? Si habláramos por ejemplo de una reducción en los costes de una empresa tendríamos que ser capaces de ver el resultado que queremos obtener, por ejemplo, una rebaja del 2% en gastos en consumibles de oficina durante el año en curso. Los resultados al igual que los propósitos nos sirven de faro, de guía para llegar a buen puerto en nuestro proyecto, en caso contrario estaríamos a la deriva sin rumbo fijo. Hay q visualizar el resultado para encaminarnos hacia él.

3. Lluvia de ideas

Lo mejor para definir esta fase es utilizar una cita de Linus Pauling “La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas”. Pero ¿cómo organizar estas ideas? En esta fase entra en juego la técnica de los Mapas Mentales, que consiste básicamente en colocar la idea principal en el centro y poco a poco ir desarrollando el resto de las ideas alrededor de ella. Es importante que capturemos y visualicemos las ideas que van surgiendo por que nos llevarán a tener nuevas ideas.

En esta fase es muy importante que no juzguemos ni evaluemos las ideas, y mucho menos criticarlas, ya habrá tiempo para eso más adelante. Lo importante es que haya cantidad de ideas más que “buenas” ideas, no hay que descartar nada. El análisis y la organización es tema de la siguiente fase.

Un ejemplo de éxito de esta fase fueron los guionistas de la serie “Friends” con sus sesiones de “tormentas de ideas” donde cualquier idea para el guión por muy absurda que pareciera estaba permitida. El resultado: 10 años de guiones de una serie de gran éxito.

4. Organizar

En esta fase es cuando debemos organizar las ideas, darles una secuencia, ver que es lo más importante para asegurarnos del éxito de un proyecto.

En esta fase y dependiendo de la complejidad de nuestro proyecto podremos necesitar del apoyo de algunas herramientas de software como MS Project, diagramas de Gantt, anotaciones en una papel....

En esta fase es cuando debemos identificar las partes más significativas. Distribuir el proyecto por componentes, secuencias y prioridades y detallar el proyecto hasta el grado que sea necesario.

5. Acciones siguientes

En esta fase debemos definir las acciones siguientes, ver que si hay tareas dependientes unas de otras, cuales dependen de otras personas, cuales pueden realizarse de forma simultánea, etc.

En nuestro día a día la mayoría de los proyectos no requieren las cinco fases de la planificación natural, en realidad aproximadamente un 5% de ellos lo requieren. Para la gran mayoría de nuestros proyectos personales con una simple lista de resultados deseados y otra lista de acciones siguientes será más que suficiente. Para proyectos de mayor envergadura la planificación natural podría ser de gran utilidad.

Tareas y proyectos en GTD

Fri, 12 Jun 2009 06:18:00 GMT

Cuando comenzamos a utilizar GTD muchos caemos en el error de no distinguir realmente lo que son tareas o próximas acciones de lo que son proyectos.

David Allen deja bien claro que los proyectos son todo aquello que requiera más de un paso (acción) para que esté finalizado.

En muchas ocasiones, según esa definición de David Allen, tendremos pequeños proyectos de pocos pasos que los que empezamos algún día en esto del GTD solemos colocar erroneamente en la lista de próximas acciones. Es decir eran pequeñas cosas pero que aún así requerían más de un paso para poder finalizarse.

Este error nos lleva en ocasiones a dejar esa mal llamada tarea pendiente de forma indefinida, al no identificarla como un proyecto e ir desgranando los sucesivos pasos.

¿Algunos ejemplos de proyectos mal llamados tareas?

Contratar nueva secretaria
Reformar la casa
Fotocopiar un libro

No nos damos cuenta de que se trata de pequeños proyectos con varios pasos. En el caso de contratrar a una nueva secretaria, tendriamos que hacer un proceso de selección, decidir si va a ser la propia empresa quien lo haga o una externa, quién se va a encargar de ello si es la propia empresa la que lo hace, decidir que criterios debe tener el nuevo personal...

Con la reforma de la casa sucede lo mismo. Tendremos que pedir presupuestos, decidir materiales, contratar a alguien que haga la reforma o hacerla nosotros mismos, comprar todo lo necesario, pedir permisos si corresponde...

Incluso con fotocopiar un libro que parece una tarea simple podemos desgranarla en algunos pasos como: hacerse con el libro a fotocopiar, llevarlo a la fotocopiadora y recogerlo en la fecha acordada. Como veis algo que parece tan sencillo en realidad nos requiere de varios pasos.

Es importante distinguir bien si se trata de una sola acción a realizar o de varias, sólo hay que pensar cual es el siguiente paso y si con este ya podemos dar por finalizada la tarea. Si requiere más de una acción se trata de un "proyecto" y debemos incluirlo como tal en nuestra lista de proyectos para que nos sirva de recordatorio durante nuestro repaso semanal y las acciones o pasos que debamos ir dando para finalizarlo deberán de ir a nuestra lista de próxima acciones.

¿Cuándo debemos tomar esa decisión? durante la fase de procesado de nuestra bandeja de entrada. Ahí veremos si lo que hemos anotado es algo que requiere un paso o más y en la siguiente fase de organización es cuando deberemos anotarlo en las listas correspondientes.

Puede ser que llegados a este punto nos demos cuenta de que tengamos entre manos un pequeño proyecto que nos requiere más esfuerzo y pasos de los que podemos acometer en ese instante. Ahí es cuando entra en acción nuestra fantástica lista de algún día / quizá donde nuestro proyecto quedará latente a la espera de que podamos llevarlo a cabo. Por ejemplo a que tengamos la liquidez suficiente para hacer esa reforma de la casa que tanto deseamos hacer...

Coaching sobre revisión semanal en GTD

Thu, 28 May 2009 19:57:58 GMT

En el día de hoy a través de twitter Kelly Forrister (@GTDCoachKelly, por si quereis seguirla) de David Allen Co. hizo un pequeño "coaching" sobre GTD y la revisión semanal.

Para los que no pudisteis asistir, aquí os resumo un poco en que consistió el evento.

Kelly Forrister hizo una pequeña guía de 11 pasos:

Recopilar: todo lo que tengamos y colocarlo en el inbox.
Vaciar el inbox y procesarlo: como siempre... delegar, tirar, hacer si lleva menos de 2 minutos, o posponer apuntándolo en la lista correspondiente.
Vaciar la mente: en una hoja de papel, un documento de word, cualquier cosa donde podamos apuntar todo lo que ronda por nuestra cabeza. Kelly Forrister nos da algunos consejos, pensar en temas familiares, trabajo, salud, reuniones, finanzas, mascotas...
¡Actualizate!: revisa tu lista de acciones.
Revisa tu calendario atrasado, tal vez te de pistas sobre cosas que aún tengas pendientes y que no te habías percatado de ellas.
Revisa tu calendario de los próximos días. ¿Alguna cosa que requiera alguna acción antes de la fecha?
Revisa la lista "En Espera" Nos da otro consejo: revisar nuesto buzón de correos enviados, tal vez alguno de ellos este pendiente de respuesta y debería ir a esta lista.
Revisa tu lista de proyectos: recordad que en GTD se define como proyecto cualquier cosa que requiera más de una acción. En el caso de que nunca podamos marcar el proyecto como finalizado deberíamos abrirlo como un área de responsabilidad. Si al revisar esta lista nos damos cuenta que no tenemos ninguna "próxima acción" tal vez deberíamos incluir ese proyecto en la lista de "Algún día / Quizá"
Revisa tus listas de control (Checklists): listas de control tipo equipaje, mantenimiento, etc
Revisa tu lista de "Algún día / Quizá": esta lista no debe de ser de cosas inalcanzables. Simplemente son proyectos para los que ahora mismo no tenemos tiempo suficiente como para desarrollarlos. Debemos confiar en esta lista y revisarlas habitualmente o nos resultará de poca utilidad.
Por último, se creativo y valiente. Añade cualquier nueva idea que se te ocurra aunque te parezcan arriesgadas a tus listas.

Si estáis interesados en conocer de primera mano todos estos pasos podréis leerlo directamente de aquí. Totalmente recomendado.

ZTD: un GTD simplificado, parte 2

Wed, 06 May 2009 18:56:10 GMT

El otro día había hablado sobre las principales diferencias entre el GTD y el ZTD siempre desde el punto de vista del creador de esta última metodología, Leo Babauta.

Hoy trataré de explicar los 10 hábitos fundamentales del ZTD. Como vimos en el anterior artículo, una de las críticas al GTD es que intenta cambiar muchos hábitos y de forma simultánea por lo que Leo Babauta en su ZTD lo que predica es que vayamos poco a poco adoptando cada hábito. Recomienda empezar por uno cada vez, centrarse en él unos días y cuando lo tengamos perfectamente asumido pasar al siguiente. En ningún caso deberíamos practicar más de 2 o 3 hábitos de forma simultánea.

Recopilar: anotar cualquier idea, proyecto o cualquier cosa que tengamos en la cabeza (muy similar a GTD). Recomienda utilizar un pequeño bloc de notas cuanto más sencillo mejor y una vez en casa vaciar las anotaciones a una lista “to-do”.
Procesar: tomar decisiones rápidas, evitar procrastinar en este paso. Comenzar de abajo a arriba en la bandeja de entrada. Hacerlo una o dos veces al día. El resultado es igual que en GTD: aplicar la regla de los 2 minutos, delegar, tirar, archivar, añadir a listas...
Planificar: listar de forma semanal las “cosas claves” que queramos hacer. Cada día hacer una lista con “las cosas más importantes” para hacer y hacerlas lo antes posible para evitar que queden sin hacer.
Hacer: una tarea cada vez, sin distracciones. Evitar la multitarea a toda costa. Elegir preferiblemente unas de las tareas marcadas como “más importantes”.
Un sistema sencillo y confiable: hacer listas sencillas y revisarlas diariamente. Hacer listas contextuales como en GTD. Hacerlo sencillo y centrarse en lo que tienes que hacer ahora mismo, no en hacer pruebas con tu sistema.
Organizar: colocar cada cosa en su sitio, no dejar que se apilen en la bandeja de entrada. Mantener el escritorio ordenado, lo que nos ayudará a centrarnos en nuestro trabajo.
Revisar: nuestro sistema y nuestros objetivos de forma semanal. También hacer una revisión semanal y anual. Controlar nuestros progresos en nuestros objetivos semanales, mensuales, anuales y de “vida”.
Simplificar: reduce los objetivos y tareas a lo esencial. Quitar todo lo que sea superfluo. Asegurarse de que las tareas son acordes con nuestros objetivos anuales y de vida durante nuestras revisiones semanales y mensuales.
Crea una rutina: intentar hacer cosas de forma rutinaria en un momento concreto del día. Por ejemplo revisar el correo a primera hora de la mañana, hacer la revisión de nuestras listas a última hora de la tarde...
Encuentra tu pasión: si te apasiona tu trabajo evitarás procrastinar. Encuentra tu pasión e intenta trabajar en ella.

Cómo vemos en estos hábitos hay varios similares a los que existen en GTD. Recopilar por ejemplo es básicamente igual aunque en ZTD intenta simplificarlo, evitando tener múltiples bandejas de entrada centrándose sólo en una.

Básicamente intenta priorizar las tareas que nos ayudan a conseguir los objetivos marcados, desechando las demás. No incluye todo en las listas, sólo aquello que nos encamina a lograr lo que nos hemos marcado.

Se trata de un sistema bastante sencillo, pero que no hay que dejar de atender para que funcione. Personalmente de los 10 hábitos que propone Leo Babauta el que más difícil me parece de llevar a cabo es último. Seguro que muchos estáis de acuerdo.

ZTD: un GTD simplificado, parte 1

Mon, 04 May 2009 20:52:42 GMT

Para los que no conozcáis ZTD, o lo que es lo mismo Zen To Done, es una especie de GTD simplificado creado por Leo Babauta. Os recomiendo que visitéis su página web donde tiene interesantes artículos para profundizar en esta metodología.

¿Pero cuál es la diferencia entre el GTD y el ZTD? Para el creador de este sistema, el GTD resulta demasiado complejo para mucha gente que tal vez no necesite de un sistema tan completo como GTD.

Para Leo Babauta hay 5 problemas principales que la gente tiene con GTD.

Cambios de hábitos: GTD supone demasiados cambios de hábitos al mismo tiempo, mientras que en el ZTD se hace de forma progresiva uno de cada vez y al mismo tiempo que se va adoptando el sistema.
GTD no se centra en hacer, se centra más en recopilar y procesar, mientras que ZTD se centra más en hacer. Este punto ha sido de los más criticados en la metodología de David Allen por todos sus seguidores. Aunque según el propio David Allen, es cierto en parte en su libro Getting Things Done, pero no en otros títulos en los que sí profundiza más en la fase de “hacer”.
GTD resulta poco estructurado para mucha gente. ZTD da algunos hábitos y pautas diarias, semanales... que son además opcionales y que sólo deben utilizarse si resultan útiles.
GTD intenta hacer demasiado, cargando nuestras listas con todo sin filtrarlo mientras que ZTD simplifica y se centra en hacer lo importante y en hacerlo bien.
GTD no se centra lo suficiente en tus objetivos, es un sistema de abajo a arriba; en hacer todo lo que llega más que en centrarse en lo realmente importante. ZTD identifica las cosas importantes para el día a día y para la semana, además de hacer una revisión semanal de tus objetivos para concentrase en alcanzarlos a lo largo del año.

Estos son los puntos que Leo Babauta marca como diferenciadores entre ambas metodologías, pero esto no significa, ni mucho menos, que un método sea mejor o peor que el otro. En nuestra mano está decidir cual se adapta mejor a nuestras necesidades, si el GTD más completo y complejo o el ZTD más simple y centrado en las cosas que realmente son importantes para conseguir nuestros objetivos.

No hay que olvidar que nuestro objetivo es gestionar de forma eficaz nuestro tiempo y sacarle la mayor rentabilidad utilizando cualquier método a nuestro alcance y que nos funcione.

En un próximo artículo comentaré los 10 hábitos básicos del método ZTD.

Felicidad y productividad

Thu, 30 Apr 2009 08:48:35 GMT

En el primer número de la revista Productive Magazine lei un artículo de Alexander Kjerulf sobre la relación que hay entre ser feliz en el trabajo y la productividad.

Para el autor, la felicidad en el trabajo es más efectivo a la hora de elevar nuestra productividad que cualquier medio de organización personal como GTD, ZTD..., a los que no les quita mérito, pero de los que dice, tienen un impacto menor en nuestra productividad.

Para justificar esta afirmación nos da 10 motivos:

La gente feliz trabaja mejor con otros
La gente feliz es más creativa
La gente feliz soluciona problemas en vez de quejarse de ellos
La gente feliz tiene más energía
La gente feliz es más optimista
La gente feliz está más motivada
La gente feliz enferma con menos frecuencia
La gente feliz aprende más rápido
La gente feliz se preocupa menos al cometer un error
La gente feliz toma mejores decisiones

El problema viene ahora con la pregunta de causalidad, ¿es ser feliz en el trabajo lo que nos hace más productivos? o ¿es ser más productivos lo que nos hace ser felices en el trabajo?. Para el autor del artículo la causalidad fluye en ambas direcciones, es decir ambas cosas van estrechamente ligadas, aunque para él es más importante el flujo felicidad->productividad, pero ¿quien no se ha sentido feliz y satisfecho después de un día altamente productivo?

Seguro que si pensamos por un momento días altamente productivos coinciden con momentos felices, las circunstancias y el estado anímico influyen claramente en nuestra productividad.

Por lo tanto, ser felices en el trabajo nos hace más productivo, pero ¿cómo lo logramos?, el autor nos da dos pistas:

Ser feliz con el trabajo que tienes, hacer cosas para lograrlo, no esperar a que otros lo hagan por ti.
Buscar otro trabajo en el que poder ser felices si creemos que en el actual es imposible, pero no esperar, hacerlo ya!

¿Que opinais vosotros? ¿Creeis que productividad y felicidad estan estrechamente relacionados?

Simplificar: el éxito para iniciar GTD

Mon, 20 Apr 2009 10:34:44 GMT

Quien no ha tenido nunca la sensación de pasarse el día corriendo detrás de las cosas, de llegar siempre tarde a todo, de que necesitaría 24 h más al día para ser capaz de terminar todos los frentes abiertos, de que el día se a escapado entre nuestros dedos casi sin darnos cuenta y que no hemos hecho ni la mitad de las cosas que queríamos.

Esta situación tan habitual es la que ha llevado a mucha gente a decir "basta" y a buscar diferentes métodos para organizarse y gestionar su tiempo y sus tareas de forma eficaz. Con el GTD y otras técnicas de gestión del tiempo intentamos retomar las riendas de nuestra vida y acabar con esa sensación de no llegar nunca a hacer todo lo que uno tiene o quiere hacer.

Pero, ¿por donde empezar?. Siguiendo la metodología GTD nuestro primer paso sería recopilar y sacar todo de la cabeza para luego procesarlo y organizarlo en las diferentes listas. Esto es sin duda un comienzo, pero en ocasiones puede no resultar suficiente para organizar nuestro tiempo y ser capaces de hacer todo lo q queremos al día.

El truco para "estirar" nuestro día, sobre todo cuando comenzamos a organizarnos, consiste en renunciar a hacer cosas. Sí, ya se que parece una contradicción estar hablando de gestionar nuestro tiempo de forma eficaz para ser capaces de hacer todo y acto seguido decir que para lograrlo debemos renunciar a algunas cosas.

En realidad si nos paramos a pensar un poco en que gastamos nuestro tiempo y esfuerzo seguro que nos damos cuenta de que estamos intentando abarcar tareas que no nos aportan nada, o prácticamente nada en comparación con el tiempo que nos requiere. Debemos simplicar nuestra vida, sobre todo ahora al principio que estamos intentando organizarnos, plantearnos si todo lo que hacemos al día nos aporta valor o no, y si nos ayuda a cumplir los objetivos que nos hemos marcado.

Leer un libro de 700 páginas del que en realidad sólo nos son útiles para nuestros fines 15 páginas es una pérdida de tiempo. Escuchar un podcast de 2 horas de duración del que apenas te interesan 5 min es una pérdida de tiempo. Ahora que estamos empezando con esto de la "gestión del tiempo" estos ejemplos anteriores nos quitan un tiempo muy valioso que emplearíamos mejor en hacer otro tipo de cosas que nos reportarían mucho más beneficio.

Esto no quiere decir que no podamos volver a ello en un futuro, pero quizá sea buena idea colocarlo por el momento en la lista de "Algún día / Quizá" y retomarlo cuando ya estemos preparados para asumir cosas más "superfluas" y tengamos suficiente tiempo como para "perderlo" en ellas.

Hay que empezar poco a poco a organizarse y ver como vamos paso a paso haciendo cada día más y más cosas. Si tratáramos de hacer desde el principio y de golpe todas las cosas que nos gustaría hacer sin renunciar a nada sin duda fracasaríamos. Al ver que seguimos siendo incapaces de gestionarlo todo lo que queríamos hacer seguramente diremos que el método es una pérdida de tiempo y lo abandonaríamos a los pocos días o semanas de haber comenzado a intentar aplicarlo.

Por lo tanto algunos consejos para esos primeros días de organización:

Recopila todos los frentes abiertos.
Renuncia a las cosas que te aportan poco valor y posponlas para cuando tengas más tiempo.
Céntrate en lo importante, en lo que te genere más satisfación una vez terminado, que se vea que el organizarte "sirve para algo".
No te desesperes si no ves resultados al principio, esta es un carrera de larga distancia.

Hacer: quinta fase de GTD

Tue, 17 Feb 2009 23:54:12 GMT

Ya habíamos hablado de las 4 fases anteriores del GTD; recopilar, procesar, organizar, evaluar y por fin hemos llegado a la quinta y última fase propuesta por David Allen en su metodología de gestión del tiempo.

Esta fase consiste en facilitar buenas elecciones sobre lo que se ha en cualquier momento, pero...

¿Cómo decidir qué hacer y qúe no?

Para ello David Allen nos propone 3 modelos:

Modelo de los cuatro criterios:

Situación: algunas acciones están limitadas por una localización específica o por requerir determinadas herramientas como el teléfono, el ordenador...
Tiempo disponible: ¿de cuanto tiempo dispongo en este momento? ¿cuanto tiempo requiere lo que quiero hacer?
Energías disponibles: ¿tengo la suficiente energía que la tare requiere para su realización?
Prioridad: teniendo en cuenta los criterios anteriores ¿a que acción le voy a sacar mayor rendimiento en este momento?

Modelo triple para evaluar el trabajo diario:

Hacer un trabajo predefinido: seguir las listas de acciones siguientes, tareas ya determinadas previamente.
Hacer el trabajo a medida que surge: cosas inesperadas, debemos decidir si son más importantes que las tareas pendientes.
Definir el trabajo: Procesar las entradas, definir las próximas acciones, hacer lo que nos lleve menos de dos minutos.

Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajo:

David Allen propone 6 niveles haciendo una analogía con distintas alturas.

Pista de aterrizaje: acciones actuales.
3000 metros: proyectos actuales, están basados en las acciones actuales, son los resultados a corto plazo.
6000 metros: área de responsabilidad. Áreas claves en las que queremos obtener resultados y mantener unos estándares.
9000 metros: objetivos anuales o bianuales. Definimos el trabajo en base a lo q queremos conseguir en los próximos 1 o 2 años, priorizando unas cosas sobre otras para alcanzar dichos objetivos.
12000 metros: visión entre 3 y 5 años. Proyectos de mayor embergadura.
15000 metros: la vida. La esencia de todo, el propósito final de cualquier cosa.

"Zero Inbox", El mail bajo control

Fri, 13 Feb 2009 11:28:57 GMT

¿En que consiste el "Zero inbox"?

El Inbox de nuestro correo puede considerarse como una bandeja de recopilación en el sistema GTD y debe de ser tratada como tal. Por lo tanto todos los mail en el inbox (mensajes recibidos/bandeja de entrada) deberán ser procesados y archivados en su lugar correspondiente dejando de esta manera nuestra bandeja de entrada siempre a cero.

¿Cómo lo hacemos?

Una vez recibido un mail deberemos gestionarlo, bien con reglas de correo creadas en nuestro gestor de correo para que lo haga de forma automática, o bien hacerlo nosotros de forma manual, y dejarlos archivados en su sitio correspondiente. Para ello crearemos diferentes carpetas, según las categorías que vayamos a necesitar, por ejemplo: pendiente de hacer, llamadas, presupuestos, material de consulta, personal, etc. Ademas de esto podemos utilizar colores y etiquetas o categorias para diferenciar unos correos de otro, y luego a traves de los propios sistemas de búsquedas del gestor de correo encontrarlos de manera sencilla.

No hay una "verdad absoluta" para gestionar la bandeja de entrada del correo. Un sistema válido para una persona puede no serlo para otra, así que debemos pensar muy bien cual es la organización que mejor se adapta a nuestras necesidades. Si con nuestro sistema organizativo no conseguimos encontrar lo q buscamos en el momento que lo necesitamos nuestro sistema sencillamente no funciona y tendremos que volver a replantearnoslo.

Podemos ir aplicando este sistema a nuestro correo entrante a partir de ahora, y en algun tiempo muerto que tengamos ir haciendo lo mismo con los correos que tenemos atrasados, de esta forma iremos poco a poco haciendo limpieza en nuestra bandeja de entrada y colocando cada cosa en su sitio correspondiente. Haciendo este ejercicio nos daremos cuenta de la cantidad de correos innecesarios que guardamos en nuestras bandejas de entrada y que deberiamos haber borrado hace mucho tiempo.

Resumen:

Objetivo: dejar nuestra bandeja de entrada a cero.
Definir claramente nuestras necesidades de organización.
Organizar los correos entrantes por carpetas / temas ...
Utilizar las etiquetas / categorias de nuestro gestor de correo.
Utilizar las reglas / filtros de correo.
Hacer la organización lo más sencilla posible.

Procrastinación, otro enemigo de la gestión del tiempo.

Wed, 04 Feb 2009 16:16:35 GMT

Hoy voy a tratar el tema de la procrastinación, uno de nuestros mayores enemigos a la hora de gestionar nuestro tiempo. Pero, ¿qué es la procratinación? según la Wikipedia : "La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la acción de postergar actividades o situaciones que uno debe atender, por otras situaciones más irrelevantes y agradables."

Es algo en lo que todos caemos alguna vez, y que en caso de que se suceda de forma crónica puede ser incluso síntoma de algún tipo de desorden psicológico que debería de ser tratado. Pero no vayamos a situaciones tan extremas.

Por norma general procrastinamos cuando dejamos de hacer cosas que son importantes para dedicar nuestro tiempo a cosas más agradables y por supuesto más inútiles. Esto lo hacemos por que percibimos las tareas importantes como algo desagradable de hacer por uno u otro motivo, a veces por que nos resulta aburrida, o estresante, o abrumadora e incluso en algunos casos por que tenemos miedo a fracasar al hacerla. No tiene por que ser así la realidad, pero al menos nosotros la percibimos de este modo y por este motivo postergamos la realización de esta tarea.

En realidad la procrastinación nos puede llevar incluso a tener un sentimiento de culpa por esas "horas perdidas" sin hacer lo que realmente importa. Cuantas veces nos habremos dicho, "si no hubiera perdido el tiempo haciendo ... ahora no estaría tan apurado". La procrastinación por tanto favorece la aparición del estres al ir acumulando siempre las tareas para el último momento lo que puede influir claramente en nuestro rendimiento.

Afortunadamente hay formas para intentar evitar la procrastinación. En primer lugar hay que pensar que las tareas a realizar están ahí por elección propia y no por imposición, es decir si las hago es por que yo quiero y no por que nadie me obligue a ello. De esta forma veremos la tarea de forma más "amigable".

Ya había comentado que el miedo al fracaso puede ser causa de la procrastinación. Lo mismo ocurre con el perfeccionismo, en ocasiones si intuimos que nuestro trabajo no será perfecto directamente dejamos de hacerlo. Para evitarlo deberemos empezar a hacer las tareas poco a poco, aunque no sean perfectas en un principio siempre pueden llegar mejorar al final, pero es importante empezar a "dar forma" a las cosas y siempre será mejor tener algo hecho aunque no sea perfecto, que no tener nada.

Dividir las tareas en pequeños pasos también ayuda a evitar la procrastinación. Si tendemos a ver un proyecto completo este nos puede parecer demasiado trabajo y abrumarnos por lo que tenderemos a evitar hacerlo. Sin embargo si lo subdividimos en pequeñas tareas más llevaderas lo iremos haciendo poco a poco sin darnos cuenta hasta que lo terminemos.

Tendemos a procrastinar cuando las tareas nos parecen aburridas frente a otras más divertidas. Para evitar esto tendremos que buscar también un "hueco" para hacer esas cosas que nos divierten, hacer deporte, leer un libro, ver la tv, nuestra serie favorita... Hay que buscar un equilibrio y definiendo esos ratos de ocio tendremos una pequeña "recompensa" cuando hayamos terminado nuestras tareas y además nos sentiremos bien al tener el "deber cumplido".

En realidad cualquier truco que se nos ocurra para ver las tareas pendientes de hacer de forma más atractiva nos ayudará a empezar con ellas y terminarlas en vez de postegarlas indefinidamente hasta que no quede más remedio que hacerlas con el consecuente estres, o bien simplemente no las hagamos nunca.

En ocasiones la procrastinación puede resultar positiva, hay gente que necesitar ir aplazando las cosas hasta el último segundo y notar esa presión para rendir al máximo en ese "sprint final". Aunque no podemos aplicar ese "positivismo" a todas las situaciones y deberemos evitar procrastinar en la medida de lo posible.

David Allen: Video práctico.

Thu, 22 Jan 2009 11:55:14 GMT

Hoy quiero traeros un video muy interesante de David Allen y de como pone en practica parte de su sistema GTD. Dice que una imagen vale más que mil palabras, y en ocaciones es mucho más sencillo comprender las cosas cuando lo ves gráficamente que leyéndolo. Espero que podáis sacar alguna idea de este video.

Sistema de 43 carpetas (43 folders)

Tue, 20 Jan 2009 09:29:25 GMT

Hoy me he decidido a tratar el tema del sistema de las 43 carpetas. Después de ver ayer el fantástico keynote de emilcar y su explicación de este método me doy cuenta de que a veces no queda suficientemente claro su funcionamiento, así que voy a intentar explicarlo de una forma sencilla, si es que soy capaz.

Este sistema de 43 carpetas fué propuesto por David Allen dentro de su metodología GTD.

¿En que consiste el sistema de 43 carpetas?

Pues en algo tan sencillo como utilizar 43 carpetas colgantes en un archivador para organizar nuestras tareas. De estas 43 carpetas utilizaremos 12 para nombrarlas de Enero a Diciembre y 31 para numerarlas del 1 al 31 para los días del mes.

¿Cómo funciona el sistema de las 43 carpetas?

Aquí es donde viene lo importante y lo que es básico entender. Ya sabemos que David Allen propone "sacar todo de la cabeza" y anotarlo. Con este sistema lo que haremos será clasificar esas notas, papeles etc, que hayamos recopilado como si de una agenda de grandes dimensiones se tratara.

Para ello lo que debemos hacer es colocar cada cosa en la fecha que le corresponda. Las 31 carpetas corresponden a los días del mes en curso, y estarán en primer lugar en nuestro cajón, según vayan pasando los días pasaremos esas carpetas vacias a la cola detrás del último mes. Lo mismo haremos con los meses.

Ejemplo: estamos a primera hora del 20 de Marzo, en nuestro sistema tendríamos en primer lugar el día 20 (el actual) a continuación todas las carpetas hasta el día 31, a continuación el mes de Abril, a continuación los días que ya han ido pasando del mes de Marzo (carpetas del 1 al 19) y finalmente los siguientes meses de Mayo a Marzo.

¿Por qué lo organizamos de esta forma? Ahora con la explicación de como llevar su utilización a la práctica lo comprenderéis de forma clara, o eso espero.

El sistema funciona de la siguiente manera, en el día en curso, en nuestro ejemplo 20 de Marzo, yo saco la carpeta del día en curso, la del día 20 y miro lo que hay dentro, esas son mis tareas programadas para ese día. Vacio la carpeta y realizo esas tareas programadas, si las termino quedan fuera del sistema, si esa tarea forma parte de un proyecto que tiene una próxima tarea la defino y la archivo en el sistema en su sitio correspondiente.

Pero, ¿cual es su sitio correspondiente?. En este sistema lo que hacemos es lo siguiente: para cualquier tarea del mes en curso (carpetas del 1 al 31) lo archivamos en el día correspondiente en el que queramos hacer esa tarea. Por ejemplo "llamar al proveedor de material de oficina" el 25 de Marzo, pues papel recordatorio y a nuestra carpeta marcada con el 25.

Pero ¿ y que pasa si no es para realizar en el mes en curso? En este caso lo que debemos hacer es archivarlo en el MES¡mucha atención! en todas nuestras anotaciones deberemos apuntar la FECHA en la que queramos hacerlo. Lo haremos así por que en su momento vamos a necesitar esa fecha anotada. Os aconsejo que procureis anotar siempre en el mismo sitio la fecha, por ejemplo esquina superior derecha de cualquier documento, de esa forma os resultará más sencillo encontrarlo. correspondiente en el que queramos hacerlo. Pero

Siguiendo con nuestra línea de ejemplo, estando en fecha 20 de Marzo, van surgiendo cosas para meses posteriores, "reunión con proveedores" para Junio, "realizar pedido material" para Abril, "organizar comida empresa" para Noviembre... cualquier cosa que os vaya surgiendo. Lo que haremos será archivar tal cual esas anotaciones en las carpetas de los meses correspondientes sin tener en cuenta la fecha en la que debemos hacerlo, simplemente el mes.

Así van pasando los días (y las carpetas) hasta que llegamos al último día del mes. En nuestro ejemplo el 31 de Marzo. ¿Qué debemos hacer llegados a este punto? pues muy sencillo, procesamos nuestra carpeta del día 31 y la ponemos a la cola, ya tenemos listos nuestros próximos 31 días. El siguiente paso será sacar la carpeta del mes de Abril y vaciarla y ponerla al final de la cola de los meses, de este modo nuestra primera carpeta vuelve a ser la del día 1. Con todas las anotaciones metidas en la carpeta de Abril lo que debemos hacer es colocarlas simplemente en la carpeta correspondiente al día en el que queremos hacer esa tarea, fecha que como dije ya habremos anotado en su día para facilitarnos la tarea. ¡¡Ya os dije que era importante ponerla!!

Y de nuevo vuelta a la rutina, día en curso vaciado de carpeta y a la cola, así hasta terminar el mes, y procesar la carpeta del mes siguiente que se pone a la cola de nuevo...

Aquí os dejo un ejemplo gráfico a ver si veis el sistema más claro. En el ejemplo la fecha actual es el 5 de Octubre.

Resumiendo se trata de un sistema para el que lo principal que necesitaremos será espacio físico y unas carpetas colgantes. Es muy importante que la revisión del sistema sea diario si no perderá toda su utilidad.

Todo este sistema no deja de ser como una agenda de toda la vida, con la única diferencia de su capacidad física. Si queremos revisar una revista o documento un día o mes concreto la meteremos tal cual en la carpeta, y eso difícilmente lo podremos hacer con una agenda tradicional.

Por contra, el utilizar este sistema nos ata a un lugar físico donde deberemos hacer la revisión y no nos permite llevarlo de un lado para otro por razones obvias.

Lo que sí podemos hacer ahora con las nuevas tecnologías es llevar a la práctica el sistema de las 43 carpetas pero de forma informatizada, mucho más portatil, aunque se verá limitada para algunas cosas.

Espero haber dejado suficientemente claro el sistema, si se os plantea cualquier tipo de duda sólo tenéis que consultarlo.

Algunos consejos para no perder el tiempo

Tue, 11 Nov 2008 09:24:53 GMT

Hace más de un año que se publicó este artículo en el blog Desencadenado, y lo rescato del "olvido" por que creo que puede resultar bastante interesante.

Se trata de un decálogo de consejos para no perder el tiempo, algunos de ellos muy útiles:

No juegues: Si tu herramienta de trabajo es un ordenador, instala sólo el software que necesitas para trabajar ya que cualquier otra cosa te hará perder tiempo.
Desconéctate: Ver los comentarios en tu blog, leer tus feeds, ver el correo…para no verte así apaga el router.
Aíslate: Cuando de verdad necesites concentrarte deja claro que no se te puede molestar.
Separa trabajo y familia: Dedica tiempos específicos a cada cosa y asegúrate de que trabajas al menos ocho horas al día. Si has perdido dos horas en la mañana por un papeleo familiar, debes recuperarlas ese mismo día.
Haz una lista: No necesitas herramientas complicadas, un simple fichero de texto (o una hoja de una libreta) sirve. De lo que se trata es de tener visibles qué cosas tienes por hacer, de manera que no lleguen las ocho de la tarde y descubras de repente que tenías que haber llamado a un cliente, haber hecho una transferencia, haber enviado una oferta…
Ponte límites: Toda tarea, por muy engorrosa que resulte, debe tener una fecha límite sino siempre acabarás retrasando aquello que no te guste.
Empieza: Si a pesar de todo hay tareas que no eres capaz de abordar, márcate como objetivo dedicar solo cinco minutos a ellas. Si luego no puedes seguir, al menos habrás hecho un poquito. Pero lo más probable es que una vez en faena descubras que no es para tanto, y puedas seguir hasta terminar.
Planifica: Márcate un objetivo para el día y revisa lo que te propusiste, si hay mucha diferencia piensa en que debes cambiar.
Registra: Debes conocer cuando tiempo te ocupa cada tarea para poder establecer expectativas realistas de tiempo con respecto a tus objetivos.
Delega: Si hay tareas que te resultan muy difíciles de abordar, paga a alguien para que las haga por tí. Aunque te cueste un dinero, a la larga acaba compensando tener más salud mental, no quemarte en tareas odiosas, y dedicar más tiempo a lo que verdaderamente hacer crecer y prosperar a tu empresa.

Evernote

Thu, 23 Oct 2008 09:10:59 GMT

Una herramienta para gestionar nuestras notas.More...

Evaluar: cuarta fase del GTD

Wed, 01 Oct 2008 20:28:53 GMT

Siguiendo los anteriores artículos sobre las diferentes fases del GTD pasamos a la cuarta fase: Evaluar

Ya hemos recopilado, procesado y organizado, pero todo esto no tiene sentido si no llevamos a cabo una revisión. El éxito del sistema reside en la REVISIÓN SEMANAL. Todo lo que requiera acción debe revisarse con la suficiente frecuencia como para evitar tener que recordarlo. Por lo tanto debemos revisar semanalmente todos los “frentes abiertos”: proyectos, próximas acciones, a la espera, tal vez/algún día…

Durante la revisión semanal debemos, según David Allen:

Reunir y procesar todas las cosas
Revisar el sistema
Poner al día las listas
Estar limpio, despejado, al día y completo.

Organizar, tercera fase del GTD

Tue, 24 Jun 2008 20:22:10 GMT

Ya habíamos hablado sobre las dos fases anteriores, Recopilar y Procesar, en esta ocasión hablaremos de la tercera fase: ORGANIZAR.

Como habíamos visto a la hora de procesar, llegado a un punto debíamos determinar si eran o no necesarias acciones sobre las tareas pendientes. En esta tercera fase volvemos a distinguir las que tienen acciones de las que no.

Para las cosas que requieren acción emplearemos varias herramientas:

Lista de Proyectos: debemos partir de la definición que hace David Allen de proyecto "es cualquier resultado deseado que requiera más de un paso". La lista no tiene orden, ni por importancia ni por tamaño, simplemente se utiliza para revisar los proyectos en marcha y ver si se han decidido las acciones siguientes. Un proyecto no "se hace" por si mismo, lo que se hace son las acciones relacionadas con él hasta que se finalice. El material de apoyo para un proyecto debe organizarse por temas o asunto que trate, en ocasiones puede archivarse con el material de consulta. Es mejor archivarlo en un lugar fuera de nuestra vista, aunque en ocasiones será necesario tenerlo a mano si hacemos frecuentes consultas del material.

El punto de inflexión es decidir cual será nuestra siguiente acción. No debemos tener en cuenta para el listado las acciones que requieran menos de dos minutos, o las acciones ya realizadas, pero sí las que han de suceder en un momento concreto y que debemos anotar en la agenda, las que tenemos que hacer lo antes posible y que debemos añadir a "próximas acciones" y las que deben hacer los demás y que anotaremos en la lista de "a la espera".

Calendario/Agenda: En la agenda podemos incluir:

Acciones a realizar en un hora determinada: suelen ser citas, como por ejemplo una reunión.
Acciones a realizar en un día determinado: sin hora definida, en el transcurso del día.
Información de un día determinado: anotaremos información que nos pueda ser útil en una fecha concreta, como por ejemplo la dirección donde se celebrará una reunión.

En ningún caso debe anotarse la lista de tareas diarias en la agenda, de este modo evitaremos que cosas importantes que deben hacerse ese día queden ocultas tras otras menos importantes. Sólo anotaremos cosas que deban hacerse ese día o no hacerse.

Lista de acciones siguientes: aquí es donde anotaremos todos los recordatorios. Junto con la agenda será la base de la organización de tareas diarias. Por ejemplo: llamar al médico, preparar el plan de marketing, revisar informe de costes...

Podremos consultar esta lista en cualquier momento y revisar que tenemos pendiente. En el caso de que sea una lista muy numerosa, podemos organizarlo por categorías como llamadas, preguntas para la reunión etc.

Para las cosas que NO requieren acción, habiamos visto tres posibles soluciones:

Desechar: debemos tirar cualquier cosa innecesaria para evitar que se mezcle con elementos importantes. Es fundamental mantener nuestro sistema "limpio".

Incubación: son cosas para las que ahora no disponemos de tiempo, pero que pueden resultar de interés algún día. Para tener bajo control estas cosas podemos hacer:

Listas de algún día / tal vez: añadiremos posibles futuros proyectos. Para que sea útil debemos revisarla periódicamente.
Archivo de seguimiento: anotamos un recordatorio en el calendario para refrescarnos esa información en un día concreto. Por ejemplo: "dentro de un mes caduca el pasaporte, ¡renovar!" o "falta un mes para presentar la declaración de la renta".

Material de consulta: Material que tiene información importante para un futuro y que debemos archivar para recuperarlos facilmente cuando sean necesarios. Podemos archivarlos por temas específicos o en archivos de consulta general en el caso de que no los podamos incluir en ninguna categoría concreta. Es muy importante archivar de forma correcta para que resulte útil.

Procesar, segunda fase de GTD

Thu, 05 Jun 2008 20:25:35 GMT

Ya había comentado algo acerca de la primera fase del GTD recopilar. Hoy nos centraremos en el siguiente paso: PROCESAR.

Una vez que hemos recopilado todo, como veíamos en la primera fase debemos identificar correctamente qué es exactamente lo que tenemos recopilado, de que se trata, para poder decidir si requiere una acción o no.

Si no requiere acción tenemos tres posibilidades:

Se trata de algo innecesario y desechable: debemos tirarlo a la basura.
No es necesario ahora, pero sí lo puede ser en un futuro, debemos incubarlo y añadirlo al calendario.
Es información útil para la consulta, debemos introducirlo en nuestro sistema de archivo.

En el caso de que sí requiera acción, debemos contestar a dos cuestiones:

¿A que proyecto o resultado deseado corresponde? y añadirlo a la lista de proyectos hasta que se complete.
¿Cual es la siguiente acción que requiere? ¿cual es el próximo paso físico a seguir para completarlo? Puede ser hacer una llamada, una reunión, completar unos formularios, preparar un informe etc.

Una vez tomada la decidida la acción a tomar, tendremos tres posibilidades:

Hacerlo: si nos lleva menos de 2 minutos, hacerlo en el mismo momento que se define la acción.
Delegarlo: si son más de 2 minutos y no somos la persona adecuada para hacerlo debemos delegarlo.
Posponerlo: si son más de 2 minutos y sí somos la persona adecuado debemos añadirlo a la lista de acciones siguientes.

En la próxima ocasión trataremos la siguiente fase: ORGANIZACIÓN.

Recopilar

Tue, 27 May 2008 19:43:50 GMT

Primera fase del GTD

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