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abr. 16

Publicado por: jose.moro
16/04/2020 12:01 

Transformacion digitalComo parte de la transformación digital de las organizaciones se hacen necesarias la implantación de herramientas que permitan la digitalización de todos los procesos, pero a veces sucede que nos encontramos con un exceso de herramientas. Por ejemplo, es habitual disponer del ERP (SAP, Navision, etc...) que suele estar alojado en servidores propios, por otro lado las organizaciones hacen migraciones a la nube, sobre todo si migran a Office 365 de Microsoft, esto hace que departamentos y grupos de trabajo utilicen Microsoft Teams o Sharepoint para compartir y colaborar en documentos.

Desde la entrada en vigor en España de la obligación de fichar, muchas organizaciones optaron por utilizar herramientas para el control horario, que a veces están integradas con el ERP y que otras no.

En las organizaciones que trabajan por proyectos te encuentras herramientas de gestión de proyectos tipo Microsoft Project Online, Oracle Primavera, Redmine, Jira, Trello, Asana u otro sistema, que a veces hay que interconectar con los ERPs sobre todo en la parte económica o con el registro de horas. En definitiva, en toda organización, tanto grande como pequeña hay multitud de herramientas para:

  • Almacenamiento de documentos
  • Videoconferencias
  • Gestión de tareas
  • Gestión de proyectos
  • Gestión económico-financiera
  • Gestión de clientes
  • Etc..

La situación que suelo encontrar cuando analizo una organización a nivel de herramientas suele ser un batiburrillo de herramientas, que incluso algunas haciendo lo mismo la utilizan diferentes departamentos, por ejemplo unos usan Webex y otros Teams, unos Trello y otros Planner y así un largo etcétera... por lo que un primer paso que aconsejo es hacer un inventario de herramientas (no todas las organizaciones lo tienen) y tratar de simplificarlas y estandarizar su uso.

Una vez realizado este primer paso, viene algo todavía más interesante, que es saber de esas herramientas, qué funcionalidades utilizan. En muchos casos las funcionalidades que se usan bien es un porcentaje bajo debido muchas veces al desconocimiento de funcionalidades.

Esta situación suele ser bastante habitual, una de las reflexiones que suelo hacerme es ¿por qué hay tanto exceso de herramientas?...

Cuando planteo esta pregunta, hay multitud de respuestas como: esta herramienta es buena para esto, pero esto otro lo hace mejor, no hay ninguna herramienta que lo haga todo, no se pueden integrar estas dos herramientas y así un largo etcétera...

Ante esta situación, está claro que hay que simplificar y centrarse en unas pocas herramientas o suites que permitan dar soporte al negocio, para ello hay que analizar bien el mercado y conocer las capacidades e integraciones y de esta forma ir suprimiendo herramientas más que integrar por integrar.

Un ejemplo de esto son las herramientas de control horario (fichar), en las que muchas empresas han adquirido herramientas de este tipo, cuando por ejemplo desconocen que Microsoft Teams dispone de esa funcionalidad y se puede registrar el tiempo a través de la app de Teams para móviles... ¿qué más ejemplos conoces?

A la hora de abordar el reto de transformar digitalmente una empresa es muy importante abordar el reto de SIMPLIFICAR, para ello nos podemos basar en filosofía LEAN, sino aporta valor, ¿para qué lo quiero?

Si estás interesado en agilizar y simplificar tu organización no dudes en contactarnos para analizar tu organización, ya hemos ayudado a muchas organizaciones a transformarse agil y digitalmente.

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